'Ze laten ons ook nadenken over ónze processen'

Na een reorganisatie, waarbij de zaken nu meer decentraal worden georganiseerd, vond GGz-instelling Stichting Arkin het tijd om ook de schoonmaak onder de loep te nemen. Na 13 jaar samenwerking met hun schoonmaakpartner waren ze toe aan een frisse blik. Met hulp van Intrakoop kozen zij voor een nieuw schoonmaakconcept.

'We hadden behoefte aan meer flexibiliteit', aldus Marjolein Schot facilitair adviseur van Arkin. 'Onze organisatie is voortdurend in beweging; we hebben te maken met veranderingen in wet- en regelgeving. Er wordt regelmatig verhuisd of verbouwd en soms is crisisopvang nodig. Daar moet de schoonmaakdienst flexibel mee kunnen omgaan. Zij moeten op elk type locatie kunnen schoonmaken.' En dat zijn er heel wat. Arkin omvat 12 onderdelen die samen het hele spectrum van de GGz beslaan. Van preventie en GGz-basiszorg tot specialistische psychiatrie en verslavingszorg. En van forensische en intensieve zorg tot reclasseringstoezicht en spoedeisende hulp. De locaties variëren van (poli-)klinieken en spreekruimten tot kantoren, vooral in grootstedelijk gebied, waaronder Amsterdam. 

Proactieve partner

Naast flexibiliteit was ook de prijs-kwaliteitverhouding een belangrijk punt voor Arkin. Marjolein: 'Bij Arkin werk je in een omgeving waar ook medewerkers, cliënten en bezoekers zijn. De schoonmaakmedewerkers moeten dus oog hebben voor zowel de ruimte als de mensen om hen heen. Bij de uitvraag heeft Intrakoop vijf partijen gevraagd om aan de hand van enkele casussen hun visie en aanpak te omschrijven. Hoe ga je bijvoorbeeld te werk als je de ruimte schoonmaakt van een cliënt op een crisis-afdeling, een wantrouwende cliënt, of iemand met verzameldrift? Wat is het verschil tussen een open en gesloten afdeling? Werk je vooral lokaal of met veel externen? We zochten een proactieve partner die lokaal en oplossingsgericht werkt. Hago Zorg kwam als beste uit de bus. Zij hebben veel ervaring in de GGz en zijn sterk vertegenwoordigd in Amsterdam, waar wij veel locaties hebben.'

Resultaatgericht schoonmaken

Nieuw voor Arkin was de resultaatgerichte aanpak waarmee Hago Zorg werkt. Wanneer je een ruimte binnenkomt, kijk je wat er vies is en aangepakt moet worden. Door gericht schoon te maken, bespaar je tijd voor ruimtes die meer aandacht nodig hebben. 'Hago Zorg is op 1 februari 2019 bij ons gestart, maar het principe van resultaatgerichte schoonmaak hebben ze nog niet helemaal kunnen uitrollen', vertelt Marjolein. 'Hago Zorg merkte dat er eerst nog wat zaken gestandaardiseerd moesten worden. Goede communicatie en het bevestigen van afspraken is belangrijk, dat pakt Hago Zorg goed op. Ze geven ook aan wat er aan onze kant nog mist en ze stellen kritische vragen. Zo laten ze ons ook nadenken over onze processen. Ze denken met ons mee, hebben een frisse kijk op zaken en zetten mensen op scherp. We hebben vertrouwen in hen.'

Open houding

Arkin werkte al samen met Intrakoop, hun ondersteuning bij het inkooptraject schoonmaak was daarom een logische stap. 'Het was prettig samenwerken met Joost Geerlings van Intrakoop. Wij hebben onze wensen en behoeften aangegeven, hij heeft ons geadviseerd en de hele uitvraag geregeld. Na de uitrol heeft inkoper Andor Kemper het stokje overgenomen. Intrakoop ondersteunt ons nu bij het contractbeheer. We hebben contact over de uitwerking, verbeterplannen, metingen van werkdruk en medewerkerstevredenheid. Dat houdt ons alert op innovatie en verbetering. En het leert ons om meer te werken op basis van een open houding en onderling vertrouwen. Dat past goed bij Arkin.'