Als jouw organisatie lid wordt van Intrakoop of jouw bedrijf gaat met Intrakoop samenwerken, dan verstrek je gegevens aan ons. Dan moet je erop kunnen vertrouwen dat wij zorgvuldig en vertrouwelijk met deze gegevens omgaan. In deze verklaring lees je hoe we dit doen en waarom.
Waarvoor gebruiken we gegevens?
Om jouw organisatie goed van dienst te zijn en om ons werk zo goed mogelijk uit te voeren, verwerkt Intrakoop bepaalde gegevens van jouw bedrijf of organisatie, waaronder ook namen en contactgegevens van contactpersonen in deze bedrijven en organisaties. We hebben intern zorgvuldig vastgelegd hoe we dat doen en waarom.
Wat zijn gegevens?
Bij deze gegevens kun je denken aan: de naam van het bedrijf/organisatie, KvK-nummer, BTW-nummer, vestigingsadres, namen van contactpersonen, maar ook gegevens over overeenkomsten, producten en diensten. Als het gaat om namen van contactpersonen, dan behandelen we dat als een persoonsgegeven.
Dit soort gegevens verkrijgen wij van jou persoonlijk of – met instemming van jou – via jouw bedrijf of organisatie. Bijvoorbeeld, als je een e-mail naar ons stuurt of je je aanmeld voor de nieuwsbrief van Intrakoop.
Ook als je de website van Intrakoop bezoekt, verstrek je ons in sommige gevallen gegevens en ook deze worden aangemerkt als bedrijfsgegevens. Bijvoorbeeld in de vorm van een IP-adres, een cookie of inloggegevens. Hiervoor word je verwezen naar onze Cookieverklaring.
Is het bedrijf een Zelfstandige zonder personeel (ZZP), dan beschouwen wij deze bedrijfsgegevens als persoonsgegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg). Heb je je – buiten jouw bedrijf/organisatie waarvoor je werkt – persoonlijk geabonneerd op onze nieuwsbrief, dan zijn ook dat persoonsgegevens.
Van wie verwerken we gegevens?
Van alle personen met wie we contact hebben, of die een website van Intrakoop bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Dit zijn met name vertegenwoordigers van de desbetreffende bedrijven en organisaties.
Ook verwerken we zondermeer de gegevens van bestuurders van deze bedrijven en organisaties.
Belangrijk: als je, als organisatie, gegevens van contactpersoon aan ons doorgeeft, dan ben je verplicht om diegene hierover te informeren. Je kunt dit Privacy Statement dan aan deze persoon geven. Zij weten zo precies hoe Intrakoop omgaat met hun werkgegevens.
Waarvoor gebruiken we gegevens
Intrakoop verwerkt jouw gegevens om na te gaan of jouw organisatie lid is van Intrakoop en of jouw bedrijf een overeenkomst heeft met Intrakoop. Verder worden (veelal financieel van aard) gegevens vastgelegd welke voortvloeien uit overeenkomsten.
In de kielzog daarvan worden ook gegevens genoteerd van contactpersonen binnen deze bedrijven en organisatie, voor zover deze gegevens werk-gerelateerd zijn.
Wij gebruiken al deze gegevens voor interne analyses. Hierdoor kunnen wij ons werk beter doen. Bijvoorbeeld, om de wens van onze leden in vervulling te kunnen laten gaan. En, met wie wij hierover contact hebben.
Wij benaderen met deze gegevens de personen. Immers, zij zijn voor Intrakoop de primaire aanspreekpunten in bedrijven en organisaties. Zonder dat (periodiek en ad hoc) contact kan Intrakoop niet functioneren.
Deze gegevens zijn louter en alleen voor de bedrijfsvoering binnen Intrakoop.
Hoe gaan we met deze gegevens om?
Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Zo gaan wij met je gegevens om.
Toezicht op het verwerken van gegevens?
De regels over het beschermen van jouw persoonsgegevens zijn vastgelegd in wet- en regelgeving. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wetten en regels worden nageleefd.
Wat we met je gegevens doen, hebben we intern opgenomen in een verwerkingsregistratie. Daarbij gaat Intrakoop een stap verder dan AP. Het gaat hierbij niet alleen om persoonsgegevens. Het gaat om alle gegevens binnen Intrakoop en daarmee inclusief de persoonsgegevens.
Intern wordt toezicht gehouden door een Privacy Officer (PO). Dit wil zeggen, dat de PO de rol en functie vervuld van de Functionaris Gegevensbescherming (FG), als bedoeld in de Avg, maar als FG niet is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Immers, binnen Intrakoop is er geen sprake van een grootschalige verwerking van persoonsgegevens, maar Intrakoop wil wel werken conform de Avg. De taak van de PO is binnen Intrakoop breder dan die bij een FG. Het gaat hierbij om de bescherming van alle aanwezige gegevens binnen Intrakoop.
Jouw gegevens binnen Intrakoop
De gegevens komen niet verder dan alleen de organisatie van Intrakoop. Wel werken enkele partijen voor Intrakoop en daarmee onder supervisie van Intrakoop. Te allen tijde is en blijft Intrakoop hiervoor verantwoordelijk.
Wat doen we bij fraude en misbruik?
Bij fraude of misbruik kan Intrakoop jouw gegevens doorgeven aan Politie en Justitie. Ook werkt Intrakoop mee aan verzoeken van Politie en Justitie tot het verstrekken van gegevens, indien hieraan een wettelijke grondslag ligt.
Veilig
Je gegevens zijn bij Intrakoop in goede handen. Intrakoop zorgt ervoor dat je gegevens goed beveiligd zijn. Daartoe heeft Intrakoop een eigen veiligheidsbeleid en wordt daaraan uitvoering gegeven.
Vertrouwelijk
Onze medewerkers hebben – daar waar nodig – een geheimhoudingsverklaring getekend. Dat betekent dat zij zorgvuldig omgaan met de gegevens die je ons toevertrouwt. Alleen geautoriseerde medewerkers mogen jouw gegevens raadplegen en verwerken.
Persoonlijk contact met Intrakoop
Veel contacten tussen jou en Intrakoop verlopen via formulieren, telefoon, e-mail en eventueel social media. Gegevens die je daarbij doorgeeft, leggen we vast als dat nodig is.
Op verschillende manieren contact
Steeds vaker hebben personen, bedrijven en organisaties via e-mail, social media (LinkedIn, Twitter, WhatsApp) of via een website contact met ook Intrakoop. Ook worden ook sms en chatten ingezet. Verder wordt ook nog veel informatie uitgewisseld via brieven en formulieren.
Het initiatief om contact te hebben kan bij jouw vandaan komen, maar ook van Intrakoop. De gegevens die je daarbij aan ons doorgeeft, kunnen door Intrakoop worden verwerkt. Bijvoorbeeld om je vragen te beantwoorden.
Bezoekverslagen
Gesprekken die medewerkers hebben met contactpersonen bij bedrijven en organisaties worden door hen eenzijdig vastgelegd in een bezoekverslag. Dat verslag delen deze medewerkers met elkaar en worden vastgelegd in een relatiemanagementsysteem. Dat is voor ons een hulpmiddel om zicht te hebben op signalen, suggesties, ideeën, voorstellen, wensen en werkafspraken. Hierdoor kunnen wij tijdig, adequaat en proactief reageren in ons werk.
Bellen met ons
Als je ons belt of wij jou bellen wordt het telefoongesprek niet opgenomen, tenzij het een overleg is. Dan wordt daarvan ook een bezoekverslag gemaakt.
Bewaartermijn
Gelet op financiële transacties worden de bewaartermijnen in acht genomen, zoals deze voortvloeien uit overeenkomsten enerzijds en wet- en regelgeving anderzijds. Per gegeven kan dit verschillend zijn. Uitzonderling hierop zijn gegevens die wij nodig achten voor het maken van (termijn- en trend-) analyses (vanuit het verleden).
Rechten
Als bedrijf en organisatie heb je recht op inzage, aanpassing en verwijderen van gegevens welke gerelateerd zijn aan jouw bedrijf of organisatie, dit binnen het kader van wet- en regelgeving.
Los hiervan hebben personen het recht op inzage, aanpassing en verwijderen van gegevens, voor zover deze alleen op hem-/haarzelf betrekking heeft.
Beveiliging
De gegevens worden veilig bewaard, alsmede ook de back-ups en kopieën daarvan, zo ook worden deze veilig getransporteerd, zowel fysiek als digitaal. Immers, het gaat hierbij om gevoelige informatie.
Intrakoop is van en voor zorgorganisaties en zorgverleners. Daarom zijn de richtlijnen en normen binnen de zorgsector leidend, zoals NEN-7500-serie. Daar waar nog leemtes zijn, zijn de ISO-27000-nomen van toepassing. Intrakoop is geen zorginstelling, maar is wel werkzaam binnen de zorgsector. Daarmee sluit Intrakoop aan op deze normen, daar waar dit noodzakelijk is.
Tot slot
Dit is de Privacyverklaring van Intrakoop. Deze coöperatieve vereniging kan deze verklaring aanpassen. De laatste wijziging was op 1 december 2019. De meest recente versie vind je altijd op de website van Intrakoop.