Samen de juiste apotheek kiezen

Bij de selectie van een nieuwe apotheek ga je niet over één nacht ijs. Zorgorganisatie Topaz koos daarom voor een gestructureerde aanpak, samen met Intrakoop en het Instituut voor Verantwoord Medicijngebruik (IVM). Onlangs konden ze met overtuiging het nieuwe contract tekenen.

‘De aanleiding was een aflopend contract met onze huidige apotheek’, vertelt Suzanne Brink. Ze is eindverantwoordelijk voor de kortdurende zorg en behandeldienst bij Topaz, een zorgorganisatie voor ouderen. ‘We waren op een aantal punten niet tevreden. Dit was een mooi moment om het hele medicatieproces, inclusief de dienstverlening van de apotheek, nog eens onder de loep te nemen. De keuze voor een nieuwe apotheek wilden we goed kunnen onderbouwen.’ Voor ondersteuning bij dit traject viel de keuze op Intrakoop en het IVM.

Veel geneesmiddelen

Collega Nienke Korevaar was intensief bij het project betrokken, vanuit haar rol als behandelteammanager en voorzitter van de commissie medicatieveiligheid. Nienke: ‘In organisaties als de onze gebruiken de bewoners veel medicijnen. Dat vraagt om een helder medicatiebeleid en goede contacten met de apotheek. Onze specialist ouderengeneeskunde ziet toe op afstemming van de geneesmiddelen die de cliënt gebruikt. Het medicatiebeleid toetsen we regelmatig, zowel met interne als externe audits.’

Verbeteringen mogelijk

Het traject bij Topaz begon met een nulmeting door het IVM met de ‘Thermometer medicatieproces’. Deze audit bood direct duidelijkheid. Het medicatieproces was op orde en hoefde slechts op enkele punten aangescherpt te worden. De samenwerking met de apotheker was een van die punten. Ondertussen beoordeelde een consultant van Intrakoop de marktconformiteit van de huidige tarieven. Deze benchmark doet Intrakoop aan de hand van een eigen database met gemiddelde tarieven. De conclusie? Financiële verbeteringen waren zeker mogelijk.

Eisen op tafel

Na dit voortraject besloot Topaz om een inkooptraject in gang te zetten. Suzanne: ‘Als zorginstelling maak je dit soort keuzes niet vaak, dan is begeleiding door iemand met ervaring wel zo prettig. Daarom vroegen we Intrakoop ons hierbij te helpen.’ De beschikbare tijd werd efficiënt benut. Na twee bijeenkomsten lag er een helder pakket van eisen en een shortlist van vijf apotheken op tafel. Nienke: ‘Intrakoop weet op welke aspecten je moet letten. Het gaat bijvoorbeeld om levertijden, bereikbaarheid en tarieven. Voor ons is ook heel belangrijk dat de apotheek actief meedenkt, bijvoorbeeld in de vorm van medicatiereviews. Bij de huidige apotheek waren we daarover minder tevreden.’

Juiste besluit

Eén apotheek trok zich terug, de overige vier werden uitgenodigd om mee te doen aan de aanbesteding. De projectgroep van Topaz had hiervoor een vragenlijst opgesteld. De antwoorden plaatste Intrakoop in het aanbestedingsprogramma Negometrix. ‘Deze aanpak leverde een heel duidelijk plaatje op’, aldus Suzanne. ‘Twee apotheken voldeden aan onze eisen, maar Farmadam Apotheek sprong er echt uit. Zij bieden de pro-actieve dienstverlening die wij zoeken, en ook nog eens tegen de gunstigste tarieven. Een prettige bijkomstigheid was dat de apotheker van het IVM tot dezelfde conclusie kwam.’

Jan Zoer (Farmadam Apotheek) en Lia de Jongh (Topaz) hebben het nieuwe contract ondertekend.

Begin 2019 stapt Topaz over. ‘We doen dat met overtuiging’, zegt Suzanne. ‘Dit traject met Intrakoop en het IVM  kan ik anderen zeker aanraden. Door de gestructureerde aanpak waren we minder tijd kwijt. Bovendien weten we nu dat we het juiste besluit nemen, op basis van de juiste argumenten.’