Inzicht in de factuur van je apotheek
Voldoen aan de eisen van medicatieveiligheid en tegelijkertijd de bedrijfsvoering van je farmaceutische dienstverlening goed regelen? Hoe pak je dat als organisatie in de ouderenzorg, gehandicaptenzorg of geestelijke gezondheidszorg op een makkelijke manier aan? Vanuit zijn kennis en ervaring geeft Sjaak Kraaij tips. Dit keer: Hoe weet je waarvoor je wat betaalt? Ofwel, begrijp je de factuur van je apotheek?
Facturen van apotheken zijn vaak moeilijk controleerbaar. We komen in onze praktijk veel verschillende kostenstructuren tegen bij leverende apotheken. Vaak is niet duidelijk is wat je nu precies krijgt geleverd voor de factuurwaarde die je betaalt.
Soorten kosten
De kosten zijn grofweg te verdelen in kosten voor dienstverlening, geneesmiddelen, verpakken in GDS-zakjes, transport en overhead (voor de overige kosten). Geneesmiddelkosten betreffen de kosten van de geleverde medicatie aan de cliënten.
De dienstverleningskosten bestaan uit een deel dat direct gerelateerd is aan de zorg van de apotheek rond de medicatie op cliëntniveau (zoals medicatiebewaking en –beoordeling) en een deel dat meer met de zorgorganisatie te maken heeft (kosten voor bijvoorbeeld het bijwonen van overleg door een apotheker, zoals de geneesmiddelencommissie of een farmacotherapeutisch overleg). De verpakkingskosten worden uitgedrukt in een prijs per GDS-zakje (beter bekend als “baxter”-zakjes) of een prijs per cliënt per dag. De transportkosten hebben betrekking op het vervoer en levering van de medicatie vanuit de apotheek naar de locaties of individuele woningen.
Onduidelijkheid over hoeveelheid
Kosten worden gevormd door prijs en hoeveelheid. Los van de onduidelijkheid over de prijs is er vaak ook onduidelijkheid over de hoeveelheid. Wij zien regelmatig dat een door beide partijen geaccepteerde grondslag voor het bepalen van het aantal cliënten ontbreekt. Ook ontbreekt vaak een registratie van het aantal ritten als onderbouwing voor de transportkosten.
Opslag geneesmiddelenprijzen
Tot slot zien we soms ook dat (een deel van) de farmaceutische dienstverlening wordt gefinancierd door opslagen op geneesmiddelprijzen. Dat maakt het bepalen van de marktconformiteit wel heel lastig. Daarnaast kan zo’n opslag op de geneesmiddelenprijzen een verkeerde prikkel hebben voor de leverende apotheek. Als er duurdere geneesmiddelen worden gebruikt, zou de apotheek daarbij financieel voordeel hebben, zonder dat hier extra toegevoegde waarde tegenover staat. Ons advies is de apotheek de geneesmiddelen tegen netto inkoopprijzen te laten leveren en factureren.
Achtergrond
Sjaak Kraaij, managing consultant bij Intrakoop, was enkele jaren verantwoordelijk voor de logistieke processen in de ziekenhuisapotheek van het Erasmus MC. Daar leerde hij de apotheekoperatie van binnenuit kennen. Sinds 2013 heeft hij tientallen zorgorganisaties begeleid bij selectietrajecten en heronderhandelingen voor het aangaan van een contract met een (nieuwe) apotheek. Ook verzorgt hij bij zorgorganisaties het contractmanagement voor de farmaceutische zorg.
