Innovatief: CuraMare, TotaalVERS en Intrakoop ontwikkelen samenwerkingsconcept PartnerTandem voor eten en drinken
CuraMare zocht een samenwerkingspartner voor het totale pakket eten en drinken. Samen met Intrakoop kwam CuraMare tot de Visie Smaakmakers. Dit werd de basis voor de PartnerTandem, een unieke manier van samenwerken met TotaalVERS. Het nieuwe samenwerkingsconcept levert de zorgorganisatie veel meer op dan alleen goed eten en drinken. In dit interview lees je er meer over.
Aan het woord komen Marcel van Dalen (inkoopconsultant bij Intrakoop), Arnaud Dekker (strategisch inkoper bij CuraMare), Rosalie Mes (beleidsadviseur bij CuraMare), Jeroen Schrijver (manager facilitair bedrijf bij CuraMare) en Martin van Leer (commercieel directeur van TotaalVERS).
Even voorstellen
Intrakooplid CuraMare is de grootste zorgverlener op Goeree-Overflakkee, westelijk Voorne-Putten en Schouwen-Duiveland. De organisatie biedt ziekenzorg, ouderenzorg, thuiszorg en behandeling en werkt samen met tal van andere zorgaanbieders in de regio.
Wat was de aanleiding van dit inkoopproject?
Jeroen: ‘Als redelijk nieuw facilitair team ontwikkelden we nieuwe inzichten. We merkten dat we minder voor elkaar kregen met verschillende locaties, drie hoofdleveranciers en interne versnippering. Er was en is sterke behoefte aan het centraliseren en harmoniseren van onze dienstverlening.
Daarom wilden we een integraal contract voor eten en drinken voor ál onze zorgonderdelen bij één leverancier onderbrengen. Dat was een flinke uitdaging. We hadden behoefte aan een centraal georganiseerd model, dat waarde zou toevoegen. Niet alleen aan het totale aanbod van vers eten, maar uiteraard ook aan de begroting.
Jullie zoektocht begon met het ontwikkelen van de ‘Visie Smaakmakers’. Kun je daar meer over vertellen?
Jeroen: ‘Eerst moet je weten wat je wilt en wat de belangrijkste eisen zijn. Daarom hebben we Intrakoop gevraagd het proces te begeleiden. In meerdere sessies zijn we tot de kern gekomen. Zo is de basis gelegd die de naam Visie Smaakmakers draagt. Leidend hierbij zijn de uitgangspunten: samen, wensen/behoeften, werkplezier, ambiance, flexibel/duurzaam en deskundig/betrokken.
Vervolgens zochten we een partnerleverancier die aan onze visie kon voldoen. We wilden verder gaan dan samenwerking met een leverancier die letterlijk en figuurlijk enkel tot aan de voordeur komt. We kwamen tot een andere manier van afprijzing, namelijk van client per dag. Daarnaast gaat het niet alleen om het kopen van producten, maar om het implementeren van een totaal nieuw concept waar ook de leverancier een grote rol in heeft. Dit was een complex concept. Ook om die reden hebben we Intrakoop ingeschakeld.’
En toen werd met jou contact opgenomen, Marcel. Hoe ging dat?
Marcel: ‘Een Intrakoopcollega was betrokken bij het opstellen van de Visie Smaakmakers van CuraMare. Vervolgens kwam ik in gesprek met Jeroen, Rosalie en Arnaud. Samen keken we naar de vraag wat samenwerking met een totaalleverancier zou moeten betekenen. De basis hiervoor was gelijkwaardigheid tussen zorgorganisatie en leverancier.
Dat was het begin van PartnerTandem, een unieke samenwerkingsovereenkomst tussen CuraMare en een totaalleverancier.
Intrakoop kreeg opdracht om de eerste schets van de PartnerTandem te ontwikkelen. Deze schets werd intern aan alle betrokken diensten voorgelegd. Bij de PartnerTandem worden uitgangspunten als de Visie Smaakmakers, kwaliteit, patiënt- en cliënttevredenheid, medewerkerstevredenheid, duurzaamheid en kosten vastgelegd in vastgelegd in meetbare doelstellingen, ofwel KPI’s. Bij de uitvraag kwam TotaalVERS als beste kandidaat in beeld.’
Martin van der Leer, directeur bij TotaalVERS, vertelt over zijn bedrijf:
Martin: ‘TotaalVERS is onderdeel van de Eetgemak Groep en een regionale totaalleverancier op het gebied van eten en drinken, gevestigd in Spijkenisse. We leveren alles wat met eten en drinken te maken heeft: vers-, convenience en diepvriesproducten plus een compleet assortiment aan droge kruidenierswaren en non-food. Wij richten ons vrijwel volledig op de zorgmarkt en kennen deze markt dus als geen ander. We leveren aan grote en kleinere zorginstellingen en waren al leverancier van CuraMare.’
Marcel, wat is er zo uniek aan dit inkoopproject en wat houdt de PartnerTandem in?
Marcel: ‘Uit de Visie Smaakmakers volgde dat we een geheel nieuwe leveranciersrol zochten. Een rol op basis van gelijkwaardigheid en vergaande samenwerking. En zo ontwikkelden we het concept van de PartnerTandem.
In het concept van de PartnerTandem staat de samenwerking voor gelijkwaardigheid. De leverancier heeft dus meer verantwoordelijkheden én bevoegdheden dan we gewend zijn. Dit is per deelproces vastgelegd.
De metafoor van de PartnerTandem mag duidelijk zijn: je moet samen op de fiets trappen om te komen waar je wilt zijn.’
Dat is een hele andere rol dan die we van leverancier gewend zijn. Op welke manier uitte deze gelijkwaardigheid zich?
Jeroen: ‘Je zit op een gelijkwaardige manier aan tafel. Voor een effectieve samenwerking moet je transparant naar elkaar zijn en laten zien wat er achter je voordeur speelt. Soms moet je daarvoor uit je comfortzone, ook financieel gezien. We vragen commitment op prijs en product. Marcel vervulde hier een mooie rol als mediator.’
Rosalie vult aan: ‘Samen met Marcel organiseerden we workshops met de collega’s van de werkvloer. We zochten het antwoord op de vraag bij wie het eigenaarschap moest liggen.’
Marcel: ‘De Visie Smaakmakers hebben we bij de leveranciers neergelegd. TotaalVERS liet zien de wensen en eisen goed begrepen te hebben. Dat vond ik mooi om te zien.’
Martin, wat vind jij van de PartnerTandem in jouw rol als leverancier?
Martin: ‘Wij zien absoluut toekomst in het concept van de PartnerTandem. CuraMare heeft hierbij de rol van early adaptor.
Ik verwacht dat de zorg steeds vaker om deze manier van werken zal vragen. Zorgorganisaties kunnen hier zeker baat bij hebben. En er is meer voordeel te behalen dan alleen voor eten en drinken: denk bijvoorbeeld ook aan het duurzaam verminderen van afvalstromen door meer zicht op het proces.’
Waren er zaken tijdens de looptijd van het project die jullie verrasten?
Jeroen: ‘Als team waren we al best ver met deze manier van werken. Intern kost de omschakeling uiteraard meer tijd. Een positieve bijkomstigheid is dat de manier van werken nu ook wordt meegenomen in andere inkoopprojecten, bijvoorbeeld bij het bepalen van KPI’s.
Martin constateert eveneens een vernieuwende invloed binnen TotaalVERS: ‘Ik zie een ontwikkeling van onze dienstverlening waarbij we steeds nauwer samenwerken met onze opdrachtgevers.’
Marcel: ‘CuraMare en TotaalVERS zien de voordelen van het samenwerkingsconcept PartnerTandem en hebben hier een voortrekkersrol in genomen.
Het project biedt onze leden echte meerwaarde door een oplossing te bieden voor de vele uitdagingen waarmee ze te maken hebben. Vanuit Intrakoop richten we ons op het collectief en het zou mooi zijn als we de PartnerTandem steeds vaker kunnen inzetten.’
Interview gaat verder onder de afbeelding.
Marcel van Dalen van Intrakoop: ‘CuraMare en TotaalVERS zien de voordelen van het samenwerkingsconcept PartnerTandem en hebben hier een voortrekkersrol in genomen.’ |  |
De praktijk, het resultaat en de toekomst
Hoe verloopt de samenwerking tussen CuraMare en TotaalVERS?
Martin: ‘Onze projectmanager is wekelijks op locatie bij CuraMare. We zitten in de implementatiefase en hebben veel overleg. De samenwerking verloopt in een open sfeer, dat werkt prettig.’
Arnaud: ‘TotaalVERS werkt actief aan het behalen van de afgesproken KPI’s en neemt zijn eigen verantwoordelijkheid. We werken met een zogenoemd culinair paspoort, een bewijs van kennis en kunde op culinair gebied, en TotaalVERS kwam met een eigen opzet hiervoor. Door deze proactieve opstelling kunnen wij onze energie in andere belangrijke zaken stoppen.’
Jullie zijn bezig met de implementatie. Kunnen jullie al wat melden over de resultaten over de ervaring van patiënten en cliënten?
Jeroen: ‘We zijn bezig met het uitrollen, te beginnen met de ouderenzorg. Daar zien we al positieve reacties op de maaltijden.
Het gebruiksvriendelijke bestelsysteem mag niet onbenoemd blijven. Er is duidelijke informatie over de voedingswaarde, allergenen en productspecificaties. Ook de leverbetrouwbaarheid wordt voortdurend bijgehouden. Wat zijn de reacties binnen de CuraMare hierop?
Rosalie: ‘Het bestellen verloopt via een koppeling met TotaalVERS via AFAS. Ook hierover zijn de reacties zijn tot nu positief.’
Martin voegt eraan toe: ‘Locaties krijgen straks hun eigen dashboard. Ook de status van het culinair paspoort is dan zichtbaar. Het dashboard is een belangrijke stap die we hebben gemaakt: CuraMare krijgt daarmee sturingsinformatie en kan haar uitgaven samen met TotaalVERS monitoren tot op woongroep niveau.
Is er iets wat tot nu toe niet in dit interview is besproken, wat jullie willen vermelden?
Jeroen: ‘Facilitaire Dienstverlening is een speciale tak van sport. Met dit dossier laten we zien waar de meerwaarde zit van de facilitaire afdeling: het centraliseren bewijst van toegevoegde waarde te zijn voor CuraMare. Ik wens andere zorgorganisatie dat ook toe.’
Martin: ‘We merken dat we veel sturingsinformatie kunnen aanbieden aan onze klanten. Soms constateren we dat zorgorganisaties niet alle kansen aangrijpen. CuraMare maakt goed gebruik van de informatie die wij door onze samenwerking kunnen leveren.’
Welke boodschap zouden jullie ten slotte willen meegeven aan de leden van Intrakoop?
Jeroen: ‘Ik gun collega-zorgorganisaties dat ze zich realiseren dat de markt verandert. Nieuwe tijden vragen om een nieuwe manier van denken. We nodigen Intrakoopleden van harte uit om bij ons te informeren hoe wij werken.’
Martin voegt eraan toe: ‘Iedere organisatie heeft zijn eigen organisatietransitie, doe wat bij jouw organisatie past.’
Marcel sluit af: ‘We willen deze unieke en innovatieve manier van samenwerken in de PartnerTandem graag delen met onze leden. Ik zie een mooie toekomst voor de collectieve PartnerTandem. De meerwaarde ervan spreekt voor zich.
De eerste resultaten op het gebied van kwaliteit, terugdringen van verspilling en kosten zijn positief te noemen. We blijven het volgen en wie weet komt er in de toekomst een vervolg op dit interview, waarin we meer kunnen vertellen over de resultaten.’
Wil je meer weten over wat Intrakoop voor jouw organisatie kan betekenen op het gebied van eten en drinken? Neem contact op met Marcel van Dalen.
Deel dit artikel
