Efficiënt verzoeken en bezwaren over AVG-verwerkingen afhandelen

Binnen jouw zorgorganisatie worden persoonsgegevens verwerkt. Dat moet gebeuren volgens de regels die daarover op Europees niveau zijn vastgelegd in de AVG. Naast regels voor de verwerkende organisatie geeft de AVG ook rechten aan degene wiens gegevens verwerkt worden.

De AVG geeft betrokkenen een aantal rechten m.b.t. hun persoonsgegevens die verwerkt worden door organisaties. Dit zijn: 

1. Het recht op informatieverschaffing
2. Het recht op inzage
3. Het recht op rectificatie
4. Het recht op het wissen van gegevens
5. Het recht op beperking van de verwerking
6. Het recht op overdracht van de persoonsgegevens

Voor de meeste van deze rechten geldt dat een organisatie meer moet doen als er op een dergelijk recht beroep wordt gedaan dan alleen naar de betrokkenen toe reageren. Het is daarom aan te raden hier van tevoren over na te denken en zo te komen tot een efficiënte afhandeling van verzoeken en bezwaren die voortkomen uit de AVG. 

Waar je als organisatie aan kunt denken bij het beoordelen van je efficiëntie m.b.t. het afhandelen van verzoeken en bezwaren over verwerking van persoonsgegevens: 

• Is het voor een betrokkene makkelijk een verzoek in de dienen?
• Komt een verzoek op een centraal punt binnen in jouw organisatie?
• Wordt het verzoek door van te voren benoemde medewerkers  begeleid?
• Zijn de andere medewerkers van jouw organisatie op de hoogte dat er een centraal punt is waar verzoeken en bezwaren in ontvangst worden genomen en van de verantwoordelijkheden van de medewerkers die het verzoek / bezwaar begeleiden?
• Beschikt jouw organisatie over standaard reactieformats (brief of email)?
• Heeft de organisatie een eenvoudige maar effectieve manier om de identiteit van de aanvrager te verifiëren?
• Is het register van verwerkingen helder van opzet, makkelijk te gebruiken en compleet? De kwaliteit van de informatie die in het register van verwerkingen te vinden is vertaalt zich naar de mate waarin jouw organisatie aan haar verantwoordelijkheden kan voldoen en of dit veel of weinig moeite kost.
• Beschikken de medewerkers verantwoordelijk voor de begeleiding van het verzoek / bezwaar over duidelijke werkinstructies hiervoor?

Een efficiënt ingeregeld proces van afhandeling van verzoeken en bezwaren van betrokkenen in het kader van de AVG bespaart je organisatie veel tijd en moeite. Investeer daar dus in. 

Wil je weten hoe Intrakoop jouw organisatie hierin advies kan geven? Neem dan gerust contact op met één van onze privacy experts: Geert Megens, Fred Schellens of Arthur Westenend.