Gestandaardiseerd inkopen van multifunctional printers

Intrakoop heeft vanuit haar coöperatieve verantwoordelijkheid met een beperkt aantal zorgvuldig geselecteerde multifunctional printer (MFP) leveranciers overkoepelende raamafspraken gemaakt.

Binnen die raamafspraken is een aantal standaard contractdocumenten opgesteld en overeengekomen, waardoor voor Intrakoop-leden het gehele inkooptraject (van offerteaanvraag tot en met contractering) vele malen eenvoudiger, beter én sneller wordt. 

Printen voor sommigen nog noodzakelijk

MFP’s zijn nodig binnen je organisatie. Natuurlijk gebruiken we allemaal het liefst zo min mogelijk papier, maar voor sommige zaken is papier en het printen of kopiëren van documenten echter nog steeds een bittere noodzaak. Om die MFP’s zo gemakkelijk mogelijk in te kopen heeft Intrakoop een standaard inkoopprocedure afgesproken en vastgelegd met (Konica Minolta en Canon) die jouw organisatie veel tijd (en daarmee uiteindelijk geld) bespaart. Deze standaard inkoopprocedure is eenvoudig uit te breiden zodat ook andere leveranciers mee kunnen doen. 

Transparant en professioneel traject

Met behulp van één van onze collega’s doorloop je zo een transparant en professioneel inkooptraject, wat snel en efficiënt zal resulteren in een juiste leverancierskeuze en een in technisch en functioneel opzicht optimale invulling van de binnen jouw organisatie bestaande print/copy/scan-behoefte tegen ‘beter dan marktconforme’ condities.Hoe ziet zo’n door ons begeleid inkooptraject er uit?

• Op basis van een standaard Programma van Eisen (PvE) dat de basis is van een eveneens gestandaardiseerd contract tussen jou en de door jou gekozen leverancier
• Door gebruik te maken van een beperkt aantal door Intrakoop gecontracteerde voorkeursleveranciers, met wie we in een meerjarige raamovereenkomst standaard voorwaarden en werkwijzen hebben vastgelegd wordt het inkooptraject aanzienlijk vereenvoudigd en de doorlooptijd verkort
• Door de hierboven genoemde standaardisatie ontstaat er vooraf duidelijkheid in de rechten en verplichtingen over en weer. Je weet dus waar je als organisatie aan toe bent en wat je mag verwachten van de producten en van de leverancier. Anderzijds geldt dat ook voor jou als klant en gebruiker
• De door onze leveranciers aangeboden prijzen en tarieven zijn en zullen blijvend worden getoetst op marktconformiteit
• We maken hele duidelijke afspraken over de opzet en realisatie van de gewenste managementrapportage.

Projectteam

Wij werken voor deze contracten het liefst met een projectteam dat bestaat uit een consultant van Intrakoop als projectleider, aangevuld met vertegenwoordigers van je ICT-afdeling, eventueel aangevuld met collega’s van de Financiële Administratie, Inkoop en eindgebruikers.Tijdens het inkooptraject maken we gebruik van de inkoopsoftware Negometrix. Deze software zorgt ervoor dat we het inkoopproces objectief en transparant doorlopen. Vooraf bepalen we samen met welke criteria en wegingsfactoren in Negometrix komen voor de beoordeling van de leveranciersvoorstellen. 

Binnen het projectteam stelt jouw organisatie één afgevaardigde voor die binnen het projectteam het eerste aanspreekpunt voor Intrakoop is. Hem of haar benaderen we onder andere voor het aanleveren van informatie, het plannen van bijeenkomsten van de projectgroep en het beheer van projectgroepleden in Negometrix.

Inkooptraject in projectfasen

Na het samenstellen van de projectgroep verloopt het inkooptraject in de volgende standaard projectfasen: 

• Voorbereidingsfase: samenstellen projectteam, behoeftebepaling en samenstelling definitief PvE. Resultaat: helderheid over de huidige en gewenste producten/diensten-mix en daarop aansluitende inkoopdocumenten
• Beoordelingsfase: offerteaanvraag- en beoordelingstraject. Resultaat: een eerste selectie van passende product/leverancier combinaties op basis waarvan het verdere inkooptraject kan worden afgelegd
• Onderhandelingsfase: onderhandelingsgesprek(ken) teneinde tot definitieve keuze te komen. Resultaat: een printoplossing tegen de best mogelijke prijs/kwaliteitverhouding
• Leverancierskeuze: Jij kiest de voor jouw organisatie beste product/leverancier combinatie. Resultaat: de beste product/leverancier combinatie voor jouw organisatie die zorgt voor een optimale levering, implementatie en ondersteuning van de gekozen producten
• Contracteringsfase: Individuele Overeenkomst incl. SLA opstellen en ondertekenen. Resultaat: een duidelijk en evenwichtig contract dat voldoet aan wet- en regelgeving, met transparantie in functionele en technische servicelevels, tegen de voor jouw organisatie best mogelijke condities
• Uitvoeringsfase: Een optionele fase waarin de implementatie en acceptatie van de multifunctionals en de start van dienstverleningsfase (huur en SLA). Worden vastgesteld. Resultaat: een succesvolle implementatie en een zachte landing van de nieuwe apparatuur en programmatuur binnen jouw organisatie. Als je wil kan Intrakoop ook nog ondersteunen bij de implementatie (als aanvullende opdracht)
• Beheerfase / Contractmanagement: contractregistratie en -beheer, contract- en leveranciers-management, en operationeel beheer. Resultaat: “being in control” van de printeromgeving en van de operationele en formele uitnutting van het contract.