AI en analytics, de winnende combinatie in Accounts Payable

In de snelle zakelijke omgeving van vandaag is het optimaliseren van de processen voor Accounts Payable (factuurverwerking, vanaf nu: AP) essentieel voor bedrijven om kosteneffectief en efficiënt te blijven.

Eén van de belangrijkste trends in het automatiseren van AP is het gebruik van Artificial Intelligence (AI) en analytics. Bij AI wordt technologie gebruikt om menselijke intelligentie te simuleren en analytics houdt in dat data wordt gebruikt om inzichten te verkrijgen. Deze vormen samen de winnende combinatie voor een efficiënt proces voor AP.

AI, de toekomst van technologie voor Accounts Payable

Laten we beginnen met het definiëren van wat AI is. Met de term AI wordt verwezen naar het gebruik van technologie om machines of systemen te creëren die menselijke intelligentie kunnen simuleren en taken kunnen uitvoeren die normaliter menselijke tussenkomst vereisen. AI omvat  een breed scala aan technieken , waaronder op regels gebaseerde systemen, expertsystemen, natuurlijke taalverwerking en ML.

Het is belangrijk om te verduidelijken dat hoewel AI en ML gerelateerd zijn, dit afzonderlijke concepten zijn in de context van AP-automatisering.

Tijd om in te zoomen op wat ML is. ML is een subset van AI, en omvat het onderwijzen van machines om deze te laten leren en zo taakgerichte prestaties in de loop van de tijd te verbeteren, zonder expliciet te zijn geprogrammeerd om dit te doen. ML-algoritmen gebruiken statistische modellen en gegevens om voorspellingen of beslissingen te nemen.

Laten we ons, nu we deze belangrijke concepten hebben gedefinieerd, richten op de context van AP-automatisering. Hieronder volgen enkele voorbeelden van hoe deze technologieën worden gebruikt.

• AI kan worden gebruikt om taken zoals gegevensextractie, factuurverwerking en goedkeuringen te automatiseren. Dit kan op regels gebaseerde systemen omvatten die vooraf gedefinieerde zakelijke regels toepassen om facturen te verwerken.
• ML kan ook worden gebruikt om AP-automatisering te verbeteren door systemen in staat te stellen te leren van gegevens en voorspellingen of beslissingen te nemen. Bijvoorbeeld, ML-algoritmen kunnen worden gebruikt om facturen automatisch te matchen met inkooporders of frauduleuze facturen te detecteren.

Wanneer AI- en ML-technologieën worden gebruikt voor AP-automatisering, profiteren AP-teams van minimale handmatige inspanning, vermijding van menselijke fouten, fraudepreventie en tijds- en kostenbesparingen. Om facturen echter op de meest efficiënte manier te verwerken, hebben we nog steeds de menselijke factor nodig.

De menselijke factor, wat is de rol van mensen in sterk geautomatiseerde AP-omgevingen?

AI en andere technologieën zijn er om eentonige en foutgevoelige taken te ondersteunen. Echter, we moeten nog steeds dergelijke technologieën begeleiden om efficiënt te werken, zodat onze processen in de loop van de tijd blijven verbeteren. Hieronder hebben we enkele scenario's opgesomd waarbij menselijke tussenkomst vereist is en van grote waarde is.

Langdurige factuurgoedkeuringsprocessen

Stel je een bedrijf voor met een factuurgoedkeuringsproces dat de goedkeuring van verschillende personen binnen het bedrijf vereist om de factuur klaar te maken voor betaling. Door het aantal mensen dat betrokken is bij alle stappen van verwerking tot goedkeuring van de factuur, worden leveranciers vaak te laat betaald. Dit kan onvermijdelijk leiden tot boetes voor te late betalingen en resulteert ook in overheadkosten, namelijk door het afhandelen van  verzoeken van leveranciers voor informatie over die facturen.

Technologie kan helpen om de factuur automatisch naar de juiste goedkeurder te routeren, maar kan niet beoordelen of het goedkeuringsproces efficiënt is. Misschien kan de huidige aanpak met 5 niveaus worden geoptimaliseerd door één of twee lagen te verwijderen, zodat het bedrijf facturen in minder dagen kan verwerken en op tijd kan betalen.

Ontbrekende goederenontvangst

We zien vaak gevallen waarin iemand een PO (inkooporder) maakt, maar de ontvangst van de goederen niet vastlegt  in het systeem. Dat blokkeert de betaling  of geeft andere onduidelijkheden in het proces. 

AI of andere technologieën kunnen medewerkers niet dwingen om deze actie te ondernemen. Alleen mensen kunnen manieren bedenken om het proces te verbeteren en kopers te laten bevestigen dat de goederen zijn aangekomen.

Lage kwaliteit input geleverd door leveranciers

Jouw AP-team speelt  een belangrijke rol om de prestaties van leveranciers te verbeteren. Eén van de meest voorkomende uitdagingen die we zien, zijn facturen zonder relevante informatie, waardoor de nauwkeurigheid van de factuur laag is. Data-inzichten helpen  jouw team te identificeren welke leveranciers deze facturen verzenden, zodat medewerkers contact kunnen opnemen en de leveranciers kunnen begeleiden bij het verbeteren van de kwaliteit, zodat ze sneller betaald krijgen.

Dit laatste scenario brengt ons bij het belang van data-analyse om een AP-proces te hebben dat aan je doelen voldoet en deze zelfs overtreft.

Een revolutie binnen de Accounts Payable met analytics

Naast AI is het essentieel om een duidelijk begrip te hebben van jouw AP-proces. Inzichten in gegevens via analysesoftware zoals Cevinio Analytics in combinatie met de AP-factuur-automatiseringssoftware zullen je team voorzien van een beter begrip van jouw processen en informatie om nieuwe manieren voor optimalisatie voor te stellen. Hier zien we opnieuw het belang van mensen in een succesvol AP-proces.

Hier zijn enkele dashboards die je kan openen met Cevinio en een uitleg van de waarde die ze bieden:

Leveranciersprestaties: Met dit dashboard kunt je bijvoorbeeld analyseren welke leveranciers de meeste prijsverschillen of/ en hoeveelheidsverschillen veroorzaken en daardoor veel handmatig werk creëren. Met deze informatie kun je met die leveranciers werken aan een plan om te verbeteren, of je komt misschien tot de conclusie dat het beter is om met andere leveranciers samen te werken. In elk geval is het belangrijk om deze inefficiënties te zien als onderdeel van de kosten van het werken met bepaalde leveranciers.

Nauwkeurigheid: De resultaten kunnen inzicht bieden in de nauwkeurigheidsproblemen en hun oorzaken, zoals verkeerde Master Data, slechte kwaliteit van de facturen of verouderde robotregels. Als gevolg hiervan kun je de oorzaken van de problemen beter begrijpen en verbeterstrategieën ontwikkelen om de automatisering van de factuurverwerking op het hoogste mogelijke niveau te houden.

Workflow: Met de informatie in het workflow-dashboard kun je analyseren welke goedkeuringsstappen of scenario's tijdrovend en langdurig zijn en daardoor facturen te laat betalen of wat de betaling vertraagt. Door verbeteringen aan te wijzen en uit te voeren, kun je de procesefficiëntie verhogen.

Tot slot kan de combinatie van AI en analysesoftware de AP-processen transformeren en aanzienlijke voordelen opleveren, zoals verhoogde efficiëntie en besparingen op kosten en tijd. Het is echter belangrijk om te onthouden dat hoewel deze technologieën repetitieve en foutgevoelige taken kunnen automatiseren, de menselijke factor essentieel blijft om optimale procesprestaties te garanderen. Door gebruik te maken van gegevensinzichten en menselijke expertise kunnen AP-teams hun processen voortdurend verbeteren en hun doelen bereiken.

Over Cevinio:

Cevinio is een op SaaS gebaseerde oplossing voor geautomatiseerde crediteurenadministratie die productiviteit brengt in het facturatieproces. Met meer dan 15 jaar ervaring in het bouwen van slimme financiële algoritmen, helpt Cevinio haar klanten een groot deel van het handmatige werk dat nodig is om inkomende facturen te verwerken, te elimineren, kosten te verlagen en naleving te verbeteren. Bij Cevinio maken we gebruik van state-of-the-art robotica procesautomatisering.

De missie van Cevinio is om bedrijven te helpen hun factuurprocessen te transformeren en te standaardiseren met een wereldwijde oplossing die meertalig, multi-landelijk is en de complexiteit kan aanpakken die gepaard gaat met het hebben van meerdere ERPs tegelijk.

Wil je meer weten over geautomatiseerde crediteurenadministratie? Bezoek dan: www.cevinio.com