Blij met digitale tool voor LPM farmacie

De Intrakoop Leveranciersprestatiemeting bewijst Amerpoort/Sherpa en de apotheek goede diensten voor de farmaceutische dienstverlening. In deze tool beoordeelt het zorgpersoneel de apotheek. De inkopers van de zorgorganisatie kunnen de antwoorden online inzien. In overleg met de apotheek bieden die antwoorden gerichte input voor kwaliteitsverbetering.

Toen Intrakoop de online tool voor leveranciersprestatiemeting introduceerde, was Rob Verstraaten direct enthousiast. Als manager inkoop en contractmanagement bij zorgorganisatie Amerpoort is leveranciersprestatiemeting een belangrijk onderwerp voor hem. ‘Voordat we deze tool hadden, was die prestatiemeting een heel gedoe met Word- en Excel-bestanden’, vertelt hij. ‘Deze tool is echt een verbetering. Het is een goed instrument voor benchmarking en biedt bovendien een basis voor de contract- en voortgangsgesprekken met leveranciers.’

Ook Janine de Weerd, vanuit UPLUS apotheker bij Amerpoort Sherpa, zag direct het voordeel. ‘Voor die tijd werkten we met KPI’s om onze prestaties te meten. Maar dat doe je met een stuurgroep vanuit de organisatie, niet met de individuen die direct te maken hebben met de producten en diensten die je levert. Met deze tool kun je meer de diepte in om op locatieniveau die mensen te bevragen.’

Basis voor verbeterplan

Amerpoort Sherpa is in 2019 voor de farmaceutische dienstverlening de tool gaan gebruiken. Hierbij krijgen medewerkers uit de organisatie het verzoek om vragen in de tool over de leveranciersprestatie van de apotheek te beantwoorden. “Dit leverde een respons van tussen de twintig en dertig procent op”, vertelt Verstraaten. ‘De antwoorden vormen de basis voor het verbeterplan dat we op gezette tijden met UPLUS bespreken.’ In eerste instantie kwam er veel uit de input van de medewerkers. Maar door de kwaliteitsverbetering op basis van deze input gaandeweg natuurlijk steeds minder. ‘Nu gaat het nog slechts om kleine dingen’, zegt Verstraaten, ‘maar we nemen die toch altijd mee in de bespreking. Dat laat iedereen die eraan meewerkt zien dat je hun bijdrage serieus neemt.’

Hoe meer mensen eraan meewerken, hoe zuiverder het wordt, stelt De Weerd. ‘Je krijgt een goed beeld van wat er bij de klant speelt en wat de behoeften zijn. Daarmee kun je sturing geven aan kwaliteitsverbetering. Belangrijk, want we werken in de medische wereld. De kwaliteit móet gewoon goed zijn. Dit betekent niet dat ieder individueel incident tot een verbeterplan hoeft te leiden. Maar als mensen de tool goed gebruiken, ga je patronen ontdekken. Je ziet bijvoorbeeld ook of een incident zich herhaalt, en dan moeten we er natuurlijk wél actie op ondernemen.’ 

Betere communicatie

Werken met de tool maakt De Weerd een meer kritische apotheker, stelt ze. ‘Je leert mee te denken in het proces. Dan kun je ook adresseren dat zaken die worden toegeschreven aan de apotheek niet altijd daar liggen. Het digitaal aftekenen van medicatie bijvoorbeeld geeft wel eens een storing. Dat ligt echter niet aan de apotheek, maar aan de ict-partner van Amerpoort/Sherpa. Dat maak je inzichtelijk en daarmee verbeter je dus ook de onderlinge communicatie.’ 

Verstraaten erkent de waarde hiervan. ‘UPLUS heeft met de serieuze manier waarop het met de uitkomsten uit de tool omgaat laten zien echt een partner voor ons te zijn’, zegt hij. ‘De gesprekken die je op basis van die uitkomsten voert, gaan niet over de waan van de dag. Ze geven structuur aan het beleid, dat verbetert de onderlinge relatie.’

Wil je meer weten over het gebruik van onze leveranciersprestatiemeting voor je farmaceutische dienstverlening, waarvan je de resultaten ook kunt vergelijken met een landelijke benchmark? Neem dan contact op met onze contractmanagers José van Engelen of Mark Bomers.