Uniforme data voor betere kennisdeling en assortimentsbeheer
De beschikbaarheid van medische hulpmiddelen en de capaciteit in de zorg staan steeds meer onder druk. Daardoor wordt effectieve samenwerking binnen en tussen zorgorganisaties belangrijker. Samen met LNAG en GMG biedt Intrakoop ziekenhuizen een uniforme classificatie voor medische hulpmiddelen: een centraal geborgde AOC. Zorgorganisaties kunnen hiermee hun eigen assortimentsbeheer optimaliseren maar ook efficiënter kennis van medische hulpmiddelen uitwisselen.
Ziekenhuis Isala werkt al meer dan twintig jaar met de AOC-classificatie. ‘Ik weet niet anders dan dat wij ermee werken voor apparatuur, medische hulpmiddelen, laboratoriumproducten en facilitair’, zegt assortimentscoördinator Astrid Hooijer. ‘De voordelen zijn duidelijk. Het draagt bij aan efficiënt assortimentsbeheer en doelmatige en veilige inzet van medische hulpmiddelen. De AOC-codering is bij ons gekoppeld aan het aanschafdossier voor medische hulpmiddelen, zodat ze direct bij introductie de juiste code krijgen. Het is ook gekoppeld aan de risicoclassificatie én we gebruiken de codes om data uit ons ziekenhuisinformatiesysteem te halen. Dat scheelt veel tijd. We besparen bovendien tijd als er sprake is van backorders, door eerst op basis van de AOC-code even te kijken of we in ons eigen assortiment een bruikbaar alternatief hebben.’
Voor Nienke Scharff, assortimentscoördinator medische hulpmiddelen bij Stichting Diakonessenhuis, is werken met de AOC-code veel nieuwer. ‘Ik wist van collega’s dat die codering bestond’, vertelt ze, ‘en een collega maakte er al gebruik van voor medische apparatuur en voor medische hulpmiddelen, toen ik hier in september 2020 kwam werken. Toen ik me erin ging verdiepen, werd het voordeel me snel duidelijk. Want hoe krijg je zonder gestructureerde codering overzicht over de duizenden medische hulpmiddelen die een ziekenhuis gebruikt?’
Keuze voor abonnement voor medische hulpmiddelen
Nienke Scharff besloot net als Astrid Hooijer gebruik te maken van het abonnement voor AOC-borging dat LNAG in samenwerking met GMG en Intrakoop biedt. Dit abonnement zorgt voor gestandaardiseerde classificatiecodes, gebaseerd op de gebruikstoepassing. Het Landelijk expertiseteam AOC beheert de codes en ondersteunt de ziekenhuizen. Astrid is lid van dit expertiseteam. ‘De AOC werkt alleen goed als alle ziekenhuizen landelijk dezelfde codes gebruiken voor dezelfde hulpmiddelen, dus zonder eigen interpretaties’, zegt ze. ‘Het expertiseteam bestaat uit vijf inhoudsdeskundigen. We houden de AOC-codering bij en zorgen dat die actueel blijft. Een continu proces want er komen steeds nieuwe hulpmiddelen op de markt. In ons ziekenhuis bijvoorbeeld zeer recent een implantaat voor de behandeling van glaucoom. Een assortimentscoördinator of een inkoper zal niet direct weten onder welke AOC dat valt, dus dan is het goed op het expertiseteam te kunnen terugvallen. Dat kan ook voor het aanvragen van een nieuwe AOC-code.’
Duidelijke voordelen abonnement
De voordelen van het abonnement waren voor Nienke snel duidelijk. ‘Dankzij het abonnement weet je zeker dat je de juiste codes hebt en dat deze up-to-date worden gehouden’, zegt ze. ‘We zijn nu in huis bezig met het project ‘Grip op het assortiment’. Grip erop krijgen begint met het in kaart brengen ervan, en met de AOC-codering kun je dubbelingen uit het assortiment halen. We zijn nog in de planfase om dit te gaan doen, maar we zien nu al dat er inderdaad heel wat dubbelingen zijn. Hierin gaan we dus zeker stappen zetten in de komende periode, om ons assortiment te rationaliseren.’
Ziekenhuizen helpen elkaar
Met de actuele AOC bereiken ziekenhuizen uiteindelijk meer dan alleen maar hun eigen assortimentsbeheer optimaliseren. ‘Als alle ziekenhuizen de AOC-codering gebruiken, wordt het eenvoudiger om data te vergelijken van alles wat je wilt inkopen’, vertelt Astrid. ‘Je kunt vergelijkingen maken tussen ziekenhuizen. Alle assortimentscoördinatoren gaan op zoek naar alternatieven als ze backorders hebben. Dan is het handig als je daarover kennis kunt delen. De voorwaarde is wel dat alle ziekenhuizen dezelfde medische hulpmiddelen dezelfde codes geven. Je kunt dan ook verbruikscijfers vergelijken, als basis om in het verbruik van een hulpmiddel een efficiencyslag te maken.’
Ook is een prijsvergelijking binnen inkoopsamenwerkingen mogelijk. ‘In de coronatijd hebben we voor een aantal hulpmiddelen te maken gehad met prijsverhogingen’, vertelt Astrid. ‘Op basis van de AOC-codes kon je dan zien of die prijsverhogingen voor andere ziekenhuizen ook gelden. Dat versterkt je positie als ziekenhuis in de inkoop van medische hulpmiddelen.’
