Schoonmaken? De cliënt helpt mee!
Bij SMO Breda staat de maatschappelijke (her)activering van cliënten centraal. Dat betekent dat zij ook meehelpen met het schoonhouden van de kamers en gemeenschappelijke ruimtes. Dit uitgangspunt vraagt iets van een nieuw te selecteren schoonmaakpartner. Intrakoop ondersteunde SMO Breda bij de aanbesteding. Het werd een bijzonder traject.
SMO Breda richt zich op dak- en thuislozen en andere cliënten die door acute problemen of langdurige klachten buiten de boot dreigen te vallen. Om ervoor te zorgen dat cliënten hun leven weer op de rit krijgen, ondersteunt SMO Breda hen met duurzame huisvesting, ontwikkelen van een sociaal netwerk en zinvolle dagbesteding. Dat laatste kan bestaan uit educatie of recreatieve activiteiten, maar ook uit schoonmaakwerk in de vier woon- en opvanglocaties.
Cliëntenparticipatie
‘In de afgelopen tien jaar zijn we hard gegroeid als SMO organisatie, en Veilig Thuis West Brabant en de Vrouwenopvang Safegroup werden toegevoegd’, vertelt interim hoofd facilitaire dienst Wilfred Schipperen. Daardoor omvat SMO nu zeven locaties en heeft het ook nog eens 60 crisis- en ambulante woningen. Het inkoop- en contractbeheer werd vanuit de individuele locaties gedaan en dat was niet efficiënt. Daarom werd Intrakoop gevraagd voor ondersteuning bij het inkoopproces van schoonmaakdiensten. Intrakoop zette de ervaren consultant Leon Habraken in, gespecialiseerd in schoonmaakaanbestedingen. Hij trof een bijzondere setting aan. ‘Bij SMO Breda is schoonmaken onderdeel van het activeringsproces van cliënten. Omdat er geen professioneel schoonmaakbedrijf was dat integraal ingezet werd binnen de drie organisaties, was de basishygiëne aan verbetering toe. We zijn op zoek gegaan naar een dienstverlener die bij de stichting past. Een partner die schoonmaakt en kan omgaan met cliëntenparticipatie.’ Schipperen vult aan: ‘Cliënten zelf dingen laten doen, zoals hun eigen kamer of leefruimte schoonhouden, past bij onze doelstellingen.’
Ongebruikelijk
Habraken maakte via een inventarisatie inzichtelijk wat er op alle locaties aan schoonmaak nodig was en wat er al gebeurde. Naast de eigen cliënten van SMO Breda waren er bij Veilig Thuis en Safegroup al externe partijen actief. Ook werkt men samen met Ons Label, een maatschappelijke organisatie die leer/werk trajecten biedt aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Schipperen: ‘Zij leveren onder het label Mevrouw de Wit ook schoonmaakdiensten. Met hen wilden we graag blijven samenwerken.’
Voor de aanbesteding, die op een bijzondere manier verliep, werden drie partijen uitgenodigd. ‘De twee zittende partijen’, vertelt Habraken, ‘en een derde leverancier waarvan Wilfred en ik dachten dat die goed bij de filosofie van SMO Breda zou passen.’
De geselecteerde schoonmaakbedrijven werden uitgenodigd voor een gezamenlijke bijeenkomst. Schipperen: ‘Het was een inspirerende kick-off op een ludieke locatie: het oude fabriekspand De Faam. Daar hebben we verteld wie we zijn en waar we naar op zoek zijn en konden de bedrijven zich presenteren. Alle concurrenten luisterden naar elkaars presentaties, dat was natuurlijk best ongebruikelijk. We hebben het afgesloten met een borrel. De kick-off was echt een mooi startpunt.’
Het sluitstuk van de aanbesteding bestond uit gesprekken met de leveranciers. En ook hier was sprake van een bijzondere aanpak: een afvaardiging van de aanbestedingscommissie legde referentiebezoeken af. ‘We zijn op locatie gaan kijken hoe de schoonmaakbedrijven werken. Je kunt dan meteen wat mensen spreken die aan het werk zijn. Ook konden we aan medewerkers en cliënten van zorgorganisaties vragen hoe ze de schoonmaak ervaren.’
Wennen
Uiteindelijk viel de keuze niet op een van de zittende partijen, maar op schoonmaakbedrijf Hofkens HIG, die afgelopen november van start ging. Habraken: ‘Natuurlijk is dat nu nog even wennen. Met name het activeringsbeleid is nog wel een ding. SMO Breda stuurt op het welzijn van de cliënt, een extern schoonmaakbedrijf op maximalisatie van vierkante meters en uren. Daarin moet je elkaar zien te vinden.’
Schipperen: ‘We willen belevingsgerichte schoonmaak. Dat is op zich niet nieuw, maar het wordt bijzonder door onze context: op locatie kunnen zowel cliënten en mensen in een leer/werktraject met hun begeleiders als het schoonmaakbedrijf actief zijn. Natuurlijk hoeft Hofkens de cliënten niet te begeleiden, want dat doen wij, maar je moet elkaar wel weten te vinden. Om alles in goede banen te leiden heeft Hofkens daarom een objectleider aangesteld om het hele proces te coördineren.’
Schipperen vertelt dat er ongeveer een jaar wordt uitgetrokken om een optimale werkwijze te ontwikkelen. ‘Ik focus op hoe wij als klant de dienstverlening ervaren, terwijl Intrakoop het contractbeheer doet en kijkt wat goed gaat en beter kan. We nemen weliswaar de tijd, maar op een gegeven moment moeten de gemaakte afspraken natuurlijk wel nagekomen worden. We zitten nu midden in dat proces.’
‘Het is een complex, maar ontzettend leuk traject’, besluit Habraken. ‘Vooral omdat de sociale impact groot is. Ik heb echt het gevoel dat ik met de aanbesteding een bijdrage lever aan het welzijn van deze mensen.’