Digitale kijk in elkaars keuken

Met de Intrakoopcommunity komt Intrakoop tegemoet aan een belangrijke wens van de leden: meer transparantie en gemakkelijker delen van informatie over inkoopprocessen. Alle leden van Intrakoop kunnen drie maanden kennismaken met het digitale platform.

‘Samen inkopen is voordelig en efficiënt, maar er valt veel meer winst te halen uit samen innoveren, creëren en kennisdelen’ zegt Bram Buyserd, MT-lid bij Intrakoop. ‘Dat is wat de Intrakoopcommunity gaat faciliteren. Het digitale platform zorgt voor meer transparantie en maakt kennisuitwisseling mogelijk.’ Het past volgens hem helemaal in de coöperatieve gedachte van Intrakoop, die ervan uitgaat dat de leden niet alleen kennis halen, maar ook kennis en ervaring brengen en zo het collectief versterken.

Beter en efficiënter

De Intrakoopcommunity kwam tot stand door gesprekken met het digitale inkoopplatform InCoop, dat een aantal jaren geleden werd opgezet door Jorrit Willems. Willems, die zelf ook een achtergrond als inkoper heeft, merkte door zijn contacten dat inkopers in de zorg vrijwel allemaal tegen dezelfde problemen aanliepen. De continu hoge werkdruk op inkoopafdelingen en steeds veranderende wet- en regelgeving maakten het vrijwel onmogelijk om alle ontwikkelingen goed te analyseren en te vertalen naar een advies voor de eigen zorgorganisatie. Informatie aan elkaar vragen was ook niet aan de orde, want inkopers van zorginstellingen kenden elkaar niet of nauwelijks.

‘Ik merkte dat iedereen opnieuw het wiel aan het uitvinden was’, vertelt Willems. ‘Moest er een ERP-systeem komen, dan ging een projectgroep aan de slag met leveranciers en marktonderzoek en offertes. Na de aanschaf ging alle opgedane kennis in een digitale la, terwijl een collega-zorginstelling verderop een paar weken later precies hetzelfde traject begon.’ Zo kreeg zijn idee vorm: wanneer je kennis, documenten en best practices deelt en elkaar leert kennen, kan iedereen beter en efficiënter werken.

Samen optrekken

Precies dat werd InCoop. Het digitale platform ontsluit alle documenten die nodig zijn om een goed inkooptraject te lopen. Van programma’s van eisen en algemene inkoopvoorwaarden tot (voorbeeld) contracten en beoordelingsmatrixen. Maar ook een inkoopkalender waarop je kunt zien welke inkooptrajecten er bij zorgorganisaties in de planning staan. Willems: ‘Je kunt dan samen optrekken, het werk verdelen of kennis uitwisselen.’ Ook een “Wie is wie” in inkoopland ontbreekt niet, net als een compleet overzicht van alle leveranciers die in de zorg actief zijn inclusief beoordelingen op kwaliteit en service.’ Nu Intrakoop mede-eigenaar is, is het platform onder de naam Intrakoop Inkoopcommunity (powered by InCoop) sinds begin oktober voor alle Intrakoop-leden toegankelijk. Ook is de database uitgebreid met kennis, informatie en documenten vanuit Intrakoop.

Sleutel

Edward Mutsaers werd direct enthousiast toen hij hoorde van de nieuwe Intrakoopcommunity. Sinds kort werkt hij als manager bedrijfsvoering/inkoop bij VieCuri Medisch Centrum, maar hij heeft aan zowel inkoop- als leverancierszijde een flink trackrecord in de zorg. ‘Ik heb op veel stoelen gezeten en ben altijd bezig geweest met de vraag wat ons de komende jaren beter kan maken. Hoe houden we de zorg veilig, beschikbaar, duurzaam en betaalbaar? Deze community lijkt een schot in de roos. Het delen van kennis, overeenkomsten en best practices. Cure, care én leveranciers op elkaar aansluiten. Het is een heel grote meerwaarde voor de sector, ik denk zelfs dat dit de sleutel is tot echte inkoopsamenwerking. Het is een initiatief waar wat mij betreft geen enkele zorgorganisatie nee tegen kan zeggen!’