Gastvrije visie vraagt om decentraal werken

Zorggroep Apeldoorn en omstreken (ZGA) ontwikkelde een nieuwe visie op eten en drinken. De organisatie ging van centraal koken naar een totale voorziening voor eten en drinken op de afdelingen. Intrakoop ondersteunde ZGA bij deze veranderingsprocessen.

Zorggroep Apeldoorn is ontstaan door samengaan van verschillende verzorgings- en verpleeghuizen in Apeldoorn en omstreken. De zorginstelling beschikte over een centrale keuken en maakte gebruik van een kleine dertig leveranciers. Reint Scholten werd vorig jaar als manager services en bedrijfsvoering aangetrokken, onder meer om de transitie van centraal koken naar een decentrale voorziening in gang te zetten. ‘Op het gebied van eten en drinken, maar ook op andere terreinen, staat ZGA voor grote uitdagingen’, vertelt Scholten. ‘Er is een totale nieuwbouw op het terrein gepland. Maar de huidige keuken dateert uit de jaren zeventig en kan niet vier of vijf jaar wachten op een nieuw onderkomen.’ Mede daarom was het nodig om een nieuwe visie op eten en drinken te ontwikkelen die ook in de vastgoedvisie ‘leven en beleven’ viel in te passen.

Nieuwe visie

ZGA heeft al een jarenlange samenwerking met Intrakoop op het gebied van inkoop. Vandaar dat Scholten daarbij de hulp van Intrakoop inschakelde. Intrakoop heeft bestaande (visie)documentatie van ZGA verzameld, interviews met stakeholders gehouden, een kick-off georganiseerd en vier online workshops gehouden, waarin zowel de trends en ontwikkelingen aan de orde kwamen als de doelgroepen binnen ZGA. Scholten: ‘Iedereen was bij de ontwikkeling van de nieuwe visie betrokken. De raad van bestuur, de OR, de cliëntenraad en uiteraard een afvaardiging van collega’s uit zorg & welzijn en behandeling. Ook zijn er cliënten geïnterviewd die op dit moment binnen ZGA verblijven.’

Meer vrijheid

Het leidde uiteindelijk tot een helder, compact én breed gedragen visiestuk op eten en drinken. ‘Een belangrijk uitgangspunt is dat cliënten kunnen kiezen wat, waar en met wie ze willen eten. Dat alles moet mogelijk gemaakt worden in een gastvrije omgeving waarin iedereen zich prettig voelt.’ Om dit mogelijk te maken komen de warme maaltijden niet langer uit de centrale keuken, maar worden ze op de afdelingen geregenereerd of in de toekomst vers bereid. Het keuze- en eetmoment ligt daardoor veel dichter op elkaar en er is ook meer vrijheid om de maaltijd, al dan niet met gasten, elders te nuttigen. Daarnaast zal er ook waar mogelijk en wenselijk samen met bewoners gekookt worden.

Herinrichting

‘Intrakoop heeft ons behalve met het opstellen van de visie ook ondersteund in het reduceren van leveranciers. We hebben het totaalpakket ondergebracht bij twee leveranciers, zodat we goed kunnen blijven vergelijken en niet afhankelijk zijn van één partij.’ De transitie had ook consequenties voor de medewerkers. Degenen die na de reorganisatie overbleven, kregen nieuwe functies. ‘In feite is de backoffice frontoffice geworden’, zegt Scholten hierover. ‘Traditionele koks en keukenassistenten staan niet meer in een centrale keuken, maar ondersteunen de afdelingen als servicemedewerkers eten & drinken.’

Kritisch meekijken

Ook voor Leo Haas was de transitie een behoorlijke verandering. Hij was hoofd van de drie restaurants van ZGA, en is nu als Teammanager Gastvrijheid ook verantwoordelijk voor de receptie, de keukens en kapsalon. ‘Dat is een flinke uitbreiding’, aldus Haas, die daarom blij was met de support van Intrakoop. ‘Ze hebben kritisch meegekeken en tips gegeven en er zo voor gezorgd dat ik goed in mijn nieuwe functie kon groeien.’ Ook over het verloop van het proces is hij positief. ‘De visie op eten en drinken is heel gestructureerd door Intrakoop neergezet. En de hele transitie is dankzij Intrakoop en de bestaande leveranciers Bidfood en Huuskes, sneller gegaan dan het management had verwacht. Het was eigenlijk best wel spannend voor iedereen, maar het is allemaal goed verlopen.’

Meerwaarde

De komst van inkoper Christine Molenaar, halverwege het proces, heeft daar ook een belangrijke bijdrage in gehad. Met name in de contacten en het managen van de nieuwe leveranciers en de benodigde apparatuur om dit geheel mogelijk te maken. Kortom: een goed verlopen traject waarin Intrakoop haar meerwaarde heeft laten zien als begeleider van veranderingsprocessen op het gebied van eten en drinken en het managen van inkoopcontracten.