Mobiliteit op maat: wagenparkbeheer ZorgAccent volledig ontzorgd
Leaseauto’s vallen niet direct onder zorg-gerelateerde producten maar zijn wel een belangrijke voorwaarde om goede zorg te kunnen leveren. Als mobiliteitsadviseur neemt Ike Gerritsen ,werkzaam bij AuriX, zorgorganisaties werk uit handen op het gebied van de inkoop van leaseauto’s en het bijbehorende wagenparkbeheer.
ZorgAccent uit Almelo verving eerder dit jaar de oude Renault Twingo’s voor nieuwe Kia Picanto’s in het wagenpark. “Naast de levering van de tachtig auto’s is de service van groot belang zodat we volledig worden ontzorgd”, geeft Wibo ten Den aan. ZorgAccent is actief in zorg, welzijn, wonen en behandeling in Overijssel (Twente en Salland). Als inkoopregisseur contract- en wagenparkbeheer onderhoudt Wibo ten Den namens de Almelose zorgorganisatie de contacten met Ike Gerritsen, mobiliteitsadviseur van AuriX. Ike: “We maken afspraken met de leasemaatschappijen, importeurs en dealers. Zodoende garanderen we de beste condities. We staan neutraal in de markt en zoeken bij elke auto de beste deal. Makkelijker, beter en goedkoper.”
Analyse bestaande overeenkomst
ZorgAccent is al vele decennia lid van Intrakoop. “We maken dankbaar gebruik van de dienstverlening, de beschikbare kennis en informatie. We hebben voor de vervanging van het oude wagenpark opnieuw gebruik gemaakt van de ondersteuning van Intrakoop leverancier AuriX. Ike Gerritsen begeleidt ons daarbij over een leaseperiode van vijf jaar. Allereerst wordt een analyse gemaakt op basis van de bestaande overeenkomst. Daarin worden diverse aspecten bekeken zoals het aantal auto’s, de gereden kilometers en welke medewerkers in aanmerking komen. De analyse geeft het antwoord op de vraag of het wel of niet verstandig is om weer te leasen. In ons geval was de conclusie dat het raadzaam is om weer een leasepark in te zetten. De analyse zou ook als uitkomst kunnen hebben dat het niet interessant is gezien de kilometervergoeding die mensen krijgen om een leaseauto in te zetten.”
Voorkeur, selectie, keuze
ZorgAccent telt negentig teams met in totaal vijftienhonderd medewerkers in de wijkverpleging. Niet elke medewerker heeft belang bij een auto maar de wijkteams zeker wel. Wibo ten Den: “Vanuit ZorgAccent en zelfsturing is het van belang - en dat is ook mijn visie als inkoper en wagenparkbeheerder - dat de medewerker tevreden is over de auto. Op basis van een analyse onder onze medewerkers selecteren we een zestal auto’s die binnen het prijssegment vallen. De auto’s worden drie dagen beschikbaar gesteld aan alle medewerkers van de wijkverpleging. Tijdens deze demodagen mogen zij de auto's testen en een voorkeur aangeven. Op basis van een puntenaantal rolt daar een ranking uit welke auto de voorkeur geniet om voor de komende leaseperiode in aanmerking te komen. Het is in ons geval de Kia Picanto geworden waar onze medewerkers tot en met 2025 in mogen rijden.”
Op basis van behoefte
Tot 2015 waren er dertig auto’s beschikbaar voor de wijkteams van ZorgAccent. Op basis van behoefte is dat destijds uitgebreid naar tachtig auto’s. Tot 2015 maakten alleen teams met meerdere medewerkers gezamenlijk gebruik van één leaseauto. Wibo ten Den: “In samenspraak met Ike Gerritsen zijn we tot de conclusie gekomen dat op het moment dat je medewerkers hebt die individueel heel veel kilometers declareren het ook heel interessant is om een leaseauto - al dan niet ook privé - te rijden. Dat heeft erin geresulteerd dat we niet alleen de teams voorzien van een leaseauto maar ook een aantal medewerkers in de wijkverpleging. Deze leaseauto kan ook privé - met een eigen bijdrage - worden gereden. Vanwege het verlopen van de leasetermijn is het wagenpark in het voorjaar van 2020 vervangen. We bekijken daarbij voor welke medewerkers het de komende zestig maanden interessant is om een leaseauto te rijden. Ik behartig vanuit ZorgAccent de belangen daarbij zodat we uiteindelijk tevreden leaserijders hebben. Dat is zeker het geval. Wij hebben de lancering van onze nieuwe wagenpark vanwege corona opgeknipt in twee sessies. Medio maart 2020 hebben we de ruim veertig teamauto’s vervangen. Medio mei hebben we de auto’s van medewerkers die op persoonlijke titel een leaseauto rijden vervangen.”
Leasecontract met aanvullende eisen
Wibo ten Den: “De levering van de leaseauto’s vormt een onderdeel van de afspraken die we maken. In overleg met AuriX bepalen we welke behoefte ZorgAccent heeft. Hij vraagt vervolgens de prijzen op bij meerdere leasemaatschappijen. De auto is een onderdeel van de totale leaseactie. ZorgAccent wil worden ontzorgd. Dat houdt in dat we aanvullende eisen hebben naast het feit dat er gedurende zestig maanden een leaseauto wordt geleverd. De teams, onze medewerkers, moeten er geen omkijken naar hebben. Wij willen bijvoorbeeld niet dat medewerkers naar de garage gaan. Dat betekent in het geval van een lekke band, een kapotte accu, een schade of onderhoud dat die auto’s door de dealer gehaald en gebracht worden. Deze eisen neemt AuriX tijdens dit traject.”
Maximaal ontzorgen
Wibo ten Den: “Niet alleen de levering van de auto’s zelf maar vooral het complete pakket met de service eromheen maakt het krachtig. Ik ben wagenparkbeheerder maar ik zit er niet op te wachten dat ik elke dag wordt gebeld omdat er een leaseauto problemen heeft. AuriX zorgt ervoor dat we de juiste dealer erbij krijgen die ons maximaal ontzorgt. Eigenlijk wil ik er geen werk meer aan hebben. Niet met de brandstofpasjes, niet met verloren codes, niet met een lekke band of kapotte accu en niet met een bekeuring. Als wagenparkbeheerder wil ik alleen maar weten wie er in een auto rijdt zodat het ook qua salaris allemaal is geregeld. Voor de rest moet de dealer het regelen. Of het nu over de carkit gaat, track & trace of iets anders gaat, dan leggen we het bij de dealer neer. Het is belangrijk om dat vast te leggen voordat je je handtekening onder de leaseovereenkomst zet. Daarbij is de ondersteuning van AuriX een onmisbare schakel gebleken. Ik vind het belangrijk dat de medewerker een goede auto heeft en er prettig en veilig in rijdt en zo min mogelijk tijd spendeert aan bijkomende zaken. Aurix zorgt ervoor dat ik een dealer heb die de auto’s levert en onze organisatie zestig maanden ontzorgt.”
Bundelen van krachten
“De reden waarom we Intrakoopleverancier AuriX inschakelen? Ik vraag me af of ik vanuit mijn netwerk als single-inkoper van een zorgorganisatie - of je nu groot, klein of middelgroot bent - de juiste mensen ken die mij het beste aanbod kunnen doen. Ike Gerritsen heeft vanuit AuriX een veel breder netwerk, is beter op de hoogte van wat er in de markt speelt en te koop is en kan daardoor een veel betere aanbieding krijgen. Hij heeft in dit geval voor ZorgAccent tachtig auto’s nodig maar weet ook dat er bijvoorbeeld nog twee andere zorginstellingen zijn die binnen nu en een jaar hun wagenpark moeten wisselen. Hij kan zodoende aangeven dat - als ze met een goed, scherp en interessant voorstel komen - ze mogelijk ook worden betrokken in een volgende aanbesteding. Het is gewoon bundelen van krachten. Ik denk dat zeker ook meer zorginstellingen gebruik van deze hulp zouden kunnen en moeten maken.”
Meer informatie
Zoek je ondersteuning op het gebied van mobiliteitsvraagstukken? Onze leverancier AuriX vertelt je graag alle ins & outs over de inkoop van leaseauto’s en wagenparkbeheer onder de gunstigste voorwaarden en tegen de beste tarieven.