Is uw organisatie AVG-proof?

De AVG is taaie materie voor zorgorganisaties. Intrakoop biedt haar leden een quick scan die laat zien wat ze al goed hebben geregeld en welke actie nog nodig is. De scan helpt ook om de eruit voortvloeiende actiepunten doelgericht op te pakken.

‘We weten dat we werk moeten maken van de AVG, maar heel veel dingen vragen onze aandacht. En dan wordt het toch een beetje: O ja, dat moet ook nog. Natuurlijk zien we het belang. Maar veel mensen zien het ook als opgelegde wetgeving waar ze wel wat vraagtekens bij hebben’, vertelt Menno Heukels, HR-manager bij Woonzorg Flevoland, dat een breed pakket aan thuiszorg, zorg en welzijn biedt in Lelystad en Almere. Heukels snapt die houding wel en besloot een quick scan te laten uitvoeren. ‘Ik besefte dat het nodig was om projectmatig te werk te gaan. Alleen dan zouden we als organisatie verder inhoud kunnen geven aan de AVG en bij een controle kunnen aantonen dat we het maximale hebben gedaan om aan die wetgeving te voldoen.’

Externe kennis

Vanwege de complexiteit van de materie besloot Heukels een externe deskundige in te huren. ‘In eerste instantie zijn wij juridisch ondersteund door een advocatenkantoor’, vertelt hij. ‘Voor de verdere implementatie zijn wij in gesprek gegaan met Intrakoop. De prijsstelling van Intrakoop hielp bij de keuze voor het inzetten van een externe deskundige.’ ‘Door de complexiteit raken veel organisaties de draad kwijt bij implementatie van de AVG’, zegt Fred Schellens, privacy consultant/functionaris gegevensbescherming bij Intrakoop. ‘Het is moeilijk voor ze om een beeld van de materie te krijgen en de eisen te vertalen naar de praktijkvoering. Daarom hebben wij de 99 artikelen uit de AVG samengevat in dertien hoofdzaken met subdoelen en vertaald naar een quick scan. Daarmee is heel effectief te inventariseren in hoeverre een organisatie al aan de wetgeving voldoet en welke stappen nog nodig zijn.’ Dat viel mee, constateerde Heukels na de quick scan. ‘We blijken al best goed te hebben geacteerd op de AVG’, zegt hij. ‘Ik was blij verrast hoe onze mensen van bijvoorbeeld ICT, Zorg of Inkoop hierin hun verantwoordelijkheid hadden genomen.’

Actieplan

Voor Intrakoop is de quick scan een goede manier om de AVG-kennis breder over het voetlicht te brengen en de dienstverlening aan de leden te verbeteren. ‘Er zit geen certificaat aan verbonden,’ zegt Schellens, ‘maar het is wel een concreet actieplan, dat inzicht biedt in de AVG-status van je organisatie. Handig bij bijvoorbeeld een audit of controle door de Autoriteit Persoonsgegevens. Veel leden kunnen baat hebben bij de quick scan. Ook vanwege de rol van Intrakoop bij het vervolg.’ Dat laatste is voor Heukels inderdaad een interessante meerwaarde. ‘Het helpt om snel en
effectief de stappen te zetten op die onderdelen waar dit nog nodig is’, vertelt hij. ‘Bovendien draagt die functionaris ook kennis over, wat ons eigen kennisniveau over de AVG verhoogt.’

Focus nodig

De quick scan vergde voor Woonzorg Flevoland weinig voorbereiding. ‘Fred weet precies welke mensen hij wil spreken en welke vragen hij moet stellen’, zegt Heukels. ‘En omdat de quick scan zo’n concreet overzicht geeft over de stappen die nog moeten worden gezet, is er – ondanks de twijfels over de wetgeving – toch draagvlak om die vervolgstappen te zetten. Hoeveel tijd dat van mensen vergt, kan ik moeilijk inschatten, maar op papier ziet het er behapbaar uit.’

Voor Intrakoop is de privacy consultancy een belangrijk aspect in haar dienstverlening. ‘Ik ben dan ook blij dat Woonzorg Flevoland er zo positief op reageerde’, zegt Schellens. ‘In gesprekken met andere leden hoor ik dat zij ook niet altijd de focus op het onderwerp hebben die toch echt wel nodig is. Als er een privacy-probleem optreedt, komen ze daar wel negatief mee in het nieuws.’