Inkopen vanuit een missie

De reorganisatie van het Leger de Heils vroeg ook om professionalisering van de inkoop. Samen met het team Advies & Maatwerk van Intrakoop zijn inmiddels flinke stappen gezet.

Het Leger de Heils is een van de weinige zorgorganisaties met een landelijke dekking. Er werken ongeveer 7.500 medewerkers en de (beïnvloedbare) inkoopuitgaven bedragen ruim 150 miljoen euro. ‘Jaarlijks doen we naar schatting zo’n 60.000 individuele cliënttrajecten’, vertelt manager inkoop en vastgoedstrategie Danny Bode. ‘We zijn natuurlijk het bekendst van de maatschappelijke opvang, maar het Leger de Heils doet ook ouderenzorg, verpleeghuiszorg en ggz voor met name de onderkant van de samenleving. De mensen die er echt alleen voor staan, of zoals wij het noemen: mensen zonder helper.’

Reorganisatie

Door de vorig jaar ingezette reorganisatie is het Leger de Heils van twaalf werkeenheden naar zeven regio’s gegaan die meer gebruik moeten gaan maken van de centrale inkooporganisatie. Voor de vereiste professionalisering maakt men gebruik van de expertise van Intrakoop. Sjaak Kraaij, managing consultant bij Intrakoop, zit nu ruim een jaar bij het Leger des Heils in Almere. ‘Ik kwam hier op een nieuw gevormde afdeling en samen hebben we allereerst een inkoopbeleid opgesteld. Tegelijkertijd hebben we de aflopende contracten in beeld gebracht en is gekeken naar productcategorieën zoals kantoorartikelen, medische disposables en afvalverwijdering, waar we direct voordeel konden halen met Intrakoop-contracten.’ Inmiddels zijn ook voor andere categorieën nieuwe contracten afgesloten.  
Danny Bode: ‘De inkoop van energie heeft in geld de grootste besparing opgeleverd, tegelijkertijd zijn we ook vergroend. Het helpt mee om een goede rentmeester van de aarde te zijn. Dat is een Bijbelse opdracht en vanuit die drive werken wij ook.’

Social return

Het is inkopen vanuit een missie. Daarom is ook social return on investment (sroi) een belangrijk aspect. Danny Bode: ‘Werk is een belangrijk onderdeel van herstel naar een “gewoon” leven. Daarom proberen we dat waar mogelijk in de contracten te integreren.’ Zo is met een plaagdierbestrijder afgesproken dat de muizenvallen geproduceerd worden door 50|50, het reïntegratiebedrijf van het Leger des Heils. 50|50 heeft overigens een menukaart waaruit bedrijven kunnen kiezen bij het invullen van de sroi-paragraaf van het inkoopcontract. Meewerken van cliënten is een van de manieren, maar is uiteraard niet altijd mogelijk. Sjaak Kraaij: ‘Bedrijven kunnen bijvoorbeeld ook fietsen of houten meubelen bij ons kopen of verpakkingswerkzaamheden uit laten voeren. En het Leger des Heils heeft een conferentiecentrum in Ede waar cliënten werken. Daar proberen we leveranciers ook warm voor te laten lopen.’

Professionalisering

Het structurele voordeel van de samenwerking met Intrakoop zit in professionalisering, vindt Danny Bode. ‘Een scherp contract met goede voorwaarden, dat is waar Intrakoop in gespecialiseerd is. Het voordeel is dat wij via Sjaak gemakkelijk toegang hebben tot de productspecialisten van Intrakoop. Die kennis heeft ons echt verder gebracht op een
aantal trajecten.’ 
'Naast de contractering kijken we ook of afspraken worden nagekomen’, stelt Sjaak Kraaij. ‘Soms wordt vergeten het tarief aan te passen of wordt er een overeengekomen bonus niet uitgekeerd. Je moet daar vaak zelf achteraan. Ook de service level agreements moet je op gezette momenten toetsen. Net als de leveranciers zelf. We zetten de  everanciersprestatiemeting (LPM) in bij zowel bestaande als nieuwe leveranciers.’
Danny Bode hierover: ‘Als de samenwerking op vier punten prima is en op een onderdeel niet, kun je daar samen aan werken. Het is soms net een huwelijk: het vereist langere samenwerking om op elkaar ingespeeld te raken. Zeker bij een bijzondere organisatie als het Leger des Heils.’