Til je inkoop naar een hoger plan

Met welke strategische stappen til je de inkoopfunctie van je organisatie naar een hoger plan? Met deze vraag is consultant Luuk van het Erve aan de slag gegaan voor Zorggroep Maas & Waal. Wat kan hij als consultant van Intrakoop betekenen voor deze zorgorganisatie?

Wanneer er in 2019 bij Zorggroep Maas & Waal een vacature vrijkomt voor een inkoper, besluiten zij eerst een consultant van Intrakoop in te schakelen. In november 2019 gaat Luuk van het Erve voor hen aan het werk. ‘Als consultant sla ik vanuit Intrakoop een brug van kennis naar onze leden’, aldus Luuk. ‘Bij een kennisvraagstuk of capaciteitsprobleem, kan ik de inkoop bij een zorgorganisatie in brede zin helpen ontwikkelen en verbeteren. Daarbij kan ik ook een beroep doen op de brede inkoopdeskundigheid binnen Intrakoop.’

Overzicht en inzicht

Overzicht creëren en inzicht bieden, dat is de eerste belangrijke stap die Luuk zet bij Maas & Waal. Luuk: ‘Hierbij werk ik samen met twee Intrakoopcollega’s gespecialiseerd in informatiemanagement. We bekijken welke interne processen verder te standaardiseren zijn. Ook bekijk ik wie de contracteigenaren zijn en welke afspraken er liggen met leveranciers. Ik begeleid het proces, waarbij contracteigenaren meer eigen verantwoordelijkheid en inzicht in hun rol krijgen. Het is de bedoeling dat zij gemotiveerd raken om ook inhoudelijke input te leveren voor contracten. Verder houden we bestaande afspraken en overeenkomsten met leveranciers tegen het licht om te beoordelen of deze nog aansluiten bij de behoeften van de contracteigenaren. Waar nodig herzien we deze afspraken, zodat de dienstverlening beter aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden in de organisatie.’ 

Meer structuur

Uiteindelijk gaat het erom het contractbeheer en -management goed te structureren, zodat afspraken worden nagekomen en opgevolgd. Luuk: ‘Maas & Waal wil meer structuur in haar inkoopfunctie. Veel medische hulpmiddelen en facilitaire benodigdheden kopen zij in bij verschillende partijen. Mijn advies is om specifieke productgroepen onder te brengen bij één leverancier. Bijvoorbeeld rolstoelen en rollators bij partij A, tilliften bij partij B en bedden bij partij C. Dat doe ik uiteraard in overleg met de interne stakeholders die het meest met deze producten of diensten te maken hebben. De inhoudelijke afweging gaat daarbij vóór de contractuele afweging. Maar door meer te standaardiseren kunnen inkoopprocessen eenvoudiger en overzichtelijker verlopen. De balans vinden, dat is de uitdaging.’

Gratis kennis ‘invliegen’

Bij een nieuwe vraag naar dienstverlening is het zinvol om naast raadpleging van de contracteigenaar óók kennis en advies in te winnen bij de leverancier, vindt Luuk. ‘Leveranciers kennen de ontwikkelingen op hun gebied en weten waar vergelijkbare organisaties tegenaan lopen; daar moet je gebruik van maken! Stel je vraag open en objectief. Dat prikkelt leveranciers om zich goed te verplaatsen in jouw organisatie. Dat levert uiteindelijk een beter pakket van eisen op, met producten en dienstverlening die optimaal aansluiten bij je behoeften. Het is de basis voor een duurzaam partnership.’ 
Luuk kan ook altijd een beroep doen op zijn collega’s van Intrakoop. ‘We beschikken over productmanagers en adviseurs, elk met een eigen expertise binnen diverse segmenten. Van energie, facilitair en ICT, tot personeel,  medisch en eten & drinken. Mijn collega’s komen langs om te sparren, wat de organisatie nieuwe perspectieven biedt. Zo vlieg ik gratis extra kennis in, want het is inbegrepen in mijn tarief.’ 

Open-minded

In december 2020 rondt Luuk zijn opdracht af met een advies voor de definitieve invulling van de inkoopfunctie. Opdrachtgever Elsbeth Wiersma, manager Facilitair Bedrijf bij Maas & Waal, is goed te spreken over Luuks aanpak: ‘Luuk is open-minded. Hij begrijpt onze behoeften en hij onderzoekt samen met ons de meest geschikte oplossingen voor onze vragen. Hij brengt daarbij de nodige kennis in en het lukt hem goed om mensen mee te krijgen. Zo ontstaat draagvlak, een belangrijke voorwaarde voor succesvolle inkoop!’