Van de gebaande paden af

Een grootschalig nieuwbouwtraject opzetten en uitvoeren is geen dagelijks werk voor Tessa Jeans en Annuska Raaijmakers van Respect Wonen Zorg Welzijn. Zij waren intern verantwoordelijk voor het nieuwbouwproject Zeewinde. ‘Inkoopondersteuning is onmisbaar gebleken.’

‘We maakten vanaf 2015 al gebruik van inkoopondersteuning in de hoedanigheid van Rozemarijn van de Werken. In eerste instantie tijdelijk’, vertelt Tessa Jeans, Manager Vastgoed & Services.‘Mede omdat de nieuwbouw van De Windes – twee woontorens met 32 zorgappartementen, 66 huurwoningen en vrije sector/koopwoningen – zo’n groot project was met een diversiteit aan inkooptrajecten, besloten we de inkoopondersteuning voort te zetten.’ 

Inkoopbeleid vaststellen

‘In het project wilden we van de gebaande paden afgaan’, vertelt Annuska Raaijmakers, projectmanager Vastgoed. ‘Deelprojectleiders van verschillende afdelingen werden vanuit hun rol in het nieuwbouwproject vanzelfsprekend betrokken bij de bijbehorende inkooptrajecten. Om dit in goede banen te leiden, schreef Rozemarijn een inkoopbeleid waarin mandaten en bevoegdheden werden vastgelegd. Veel van de deelprojectleiders hadden weinig ervaring met inkoop. Toch moesten ze belangrijke keuzes maken voor de aanschaf van zorgmeubilair, domotica, beveiliging en schoonmaak. Daarom verzorgde Rozemarijn bij de start van het project een inkooptraining voor alle deelprojectleiders.’ 

Appels met appels vergelijken

‘Het nieuwbouwtraject hebben we als kans aangegrepen om te toetsen in hoeverre we marktconform werken. We hadden besloten om geen vooringenomen keuzes te maken door te putten uit preferred suppliers. Rozemarijn reikte suggesties aan voor mogelijke leveranciers. Vervolgens kregen onze deelprojectleiders ondersteuning met het aanvragen en beoordelen van offertes. Hoe vraag je iets uit in de markt? Hoe lees je de kleine letters? En hoe zorg je dat je appels met appels vergelijkt? Niet eenvoudig als je hier geen ervaring mee hebt. Door de begeleiding konden projectleiders met hun werkgroepen een onderbouwde keuze maken voor een nieuwe leverancier. Een keuze waarin prijs/kwaliteit de doorslag gaf in plaats van de relatie.’

Belangrijke speerpunten

Jeans: ‘Het kloppend krijgen en houden van de begroting, het samenwerken, plannen en communiceren waren belangrijke speerpunten in de inkoopondersteuning.’ Raaijmakers geeft een voorbeeld: ‘Het matchen van de vele inkooporders met de termijnfacturen en de verdeling over de diverse posten in de begroting was af en toe best een uitdaging. Zeker toen halverwege het project onze controller uitviel. Op dat soort momenten kon ik altijd op de kennis en de steun van Rozemarijn rekenen.’

Tien vrachtwagens voor de deur

'Het moment van de inhuizing was een cruciaal moment’, legt Raaijmakers uit. ‘Alles komt dan samen. Wat daar allemaal bij komt kijken, konden we in eerste instantie niet overzien. Hoe voorkom je dat er ineens tien vrachtwagens voor de deur staan? Hoe zorg je dat de afdelingen de menskracht hebben om alle leveringen te verwerken?’ Rozemarijn van de Werken loste dit op door een depot te regelen waar een deel van de leveringen gedaan werden. Ook maakte zij een planning. ‘Geen gemakkelijke taak’, herinnert Raaijmakers zich. ‘Door veranderende opleverdata moest de planning voortdurend aangepast worden. Elke keer lukte het weer om het passend te maken. Haar inbreng was echt onmisbaar. Hierdoor verliep de inhuizing soepel en is ons een mogelijke chaos bespaard gebleven.’

Toegang tot achterban

Jeans vindt het waardevol dat ze tijdens het traject zowel kon rekenen op ondersteuning op tactisch en strategisch niveau, als op de praktische handjes in de laatste fase van het nieuwbouwtraject. Iemand die kan schakelen op alle niveaus past goed binnen onze organisatie.’ Het meest waardevol vindt Jeans de hoeveelheid kennis die ze door het inhuren van inkoopondersteuning de organisatie heeft binnengehaald. ‘Je krijgt toegang tot een flinke achterban en een groot netwerk. Zo vloog Rozemarijn tijdens het traject collega’s in die veel kennis van zaken hadden over inkooptrajecten op het gebied van schoonmaak en over ICT-aspecten van beveiliging en domotica. Dat zou ik nooit in één vaste medewerker kunnen vinden.’