‘Centrale inkoop en zelfsturing gaan prima samen’

Met een klanttevredenheid van 9,4 stelt ZorgAccent hoge eisen aan een (nieuwe) leverancier. De ruim 2000 medewerkers uit de zelfsturende teams denken actief mee; onlangs nog bij het inkooptraject voor de was- en linnenvoorziening. Inkoper Wibo ten Den vertelt erover.

ZorgAccent biedt persoonlijke wijkverpleging en woonzorg in Twente en Salland. De zorgorganisatie doet niet aan auditeren of certificeren. Medewerkers van ZorgAccent ontwikkelden een eigen kwaliteitssysteem dat beter past bij de visie en werkwijze van de zelfsturende teams. Zij hebben behoefte aan het snel evalueren van hun zorgproces en delen dit graag met collega’s en andere organisaties. Wibo ten Den:‘We hebben geen kwaliteitsfunctionaris maar 2000 kwaliteitsmedewerkers. Teams maken bewuste keuzes om de kwaliteitsstandaard te verbeteren en de klanttevredenheid op 9.4 te houden. Leveranciers moeten van goeden huize komen, want onze medewerkers zijn kritisch en willen graag ontzorgd worden.’ 

Wensen en eisen

‘Een of twee keer per jaar heb ik een gesprek met Intrakoop’, vertelt Ten Den. ‘Terloops kwam aan de orde dat we erover nadachten om opnieuw te kijken of onze textielleverancier nog de beste keuze was. Astrid Willemsen, inkoper/productmanager Facilitair,  had hier ervaring mee en zo zijn we een traject gestart dat begon met een brainstorm.’ Via het communicatiemiddel Communicatieplein stelde Ten Den de teams op de hoogte. Per huiskamer werd er een contactpersoon uitgenodigd die meedacht in het keuzeproces voor een mogelijk nieuwe leverancier. ‘Onze medewerkers kennen de wensen van de bewoners, of ze vragen er naar. Via de contactpersoon kwamen de wensen en eisen voor een nieuwe leverancier weer bij mij terecht. Zo wilden de teams dat de naamlabels goed zichtbaar zouden zijn, maar ook dat bewoners geen last zouden hebben van een kriebelig label. Zich afdrogen met een klinische witte handdoek met een logo van een wasserij erop, vinden de bewoners ook niet prettig. Ze wilden dezelfde handdoeken als die ze van huis zouden hebben meegenomen. Dat sluit helemaal aan bij ons motto “Net als thuis of zo thuis mogelijk”.’

Gezamenlijk bedrijfsbezoek

‘Als inkoper inventariseerde ik de wensen en eisen en zocht daar een aantal textielleveranciers bij, geïnspireerd door Intrakoop.’ Samen met mensen van de werkvloer legde Ten Den bij drie wasserijen bedrijfsbezoeken af. ‘Na deze bezoeken hebben we, in samenspraak met de cliëntenraad, gekozen voor de nieuwe leverancier WasMijnWas.’

Partnerschap

Een volgende stap was het opstarten van de samenwerkingsrelatie met de nieuwe leverancier. Ten Den: ‘Onze teams hadden uitdrukkelijk de wens om via korte lijnen te communiceren met de wasserij. Die ervaring hadden we niet met onze vorige leverancier. Onze medewerkers verwachten partnerschap en zijn de directe contactpersonen voor de dagelijkse gang van zaken. De facturatie en de randvoorwaarden regel ik uiteraard.’ Het ‘verhuizen’ naar een nieuwe wasserij had veel voeten in aarde, herinnert Ten Den zich. ‘Het was een hele organisatie, die de teams in samenspraak met de wasserij hebben opgepakt. Alles moest uit de kast, de bedden moesten afgehaald worden en de kleding moest opnieuw worden gelabeld. Een enorme uitdaging, die succesvol verlopen is.’

Budgetverantwoordelijk

Ook gingen medewerkers met de nieuwe leverancier in gesprek over de leveringen van het schone goed. ‘De ene afdeling wil dat kleding en het linnengoed in een kar wordt geleverd. Andere afdelingen kiezen er weer voor dat het bedlinnen en de handdoeken direct in de kasten wordt opgeborgen. De afdelingen zijn budgetverantwoordelijk; ze kiezen dus zelf hoe zij hun budgetten willen besteden met als doel ervoor te zorgen dat de bewoner optimale zorg krijgt en tevreden blijft.