5 Lean tips voor het inkoopproces

Hoe pas je de principes van Lean toe in het tactisch inkoopproces en wat kom je tegen? Deze vraag hebben we gesteld aan vier inkopers uit de zorg met een lean belt en twee leveranciers. Hun bevindingen en tips lees je hier.

Belangrijke waarden voor de klant van inkoop

Lean gaat over het leveren van maximale klantwaarde tegen minimale inspanning/verspilling. Wie is de klant van het inkoopproces? Welke waarden zijn belangrijk? Vaak is de klant van het inkoopproces de budgethouder, vanuit functioneel perspectief (voorbeeld hoofd vastgoed, hoofd zorg) of locatiegebonden (regio- of locatiemanager). Belangrijke waarden voor deze klant zijn: invloed op het resultaat, een snel proces of kunnen kiezen en vergelijken. Hij of zij handelt vaak vanuit doelmatigheid en het belang voor de cliënt. Wat wordt ingekocht moet aansluiten bij wat goed is voor de patiënt of bewoner.   

Waardestroom

Een belangrijk onderdeel van Lean is de waardestroom. Hiermee breng je in kaart welke bewerkingsstappen een product of dienst ondergaat. Je krijgt dan direct een beeld hoeveel tijd deze stappen kosten en of ze waarde toevoegen voor de klant. Met de vier inkopers en twee leveranciers hebben we geprobeerd één waardestroom te maken van het proces van offerteaanvraag tot getekend contract. Dat bleek in deze setting lastiger dan gedacht: iedere organisatie heeft processen op een andere manier ingericht. Ook het proces voor de samenstelling van een Programma van Eisen is heel divers. 

Voorbeelden van verspilling

Ook ontstond een interessante discussie, waaruit blijkt dat er veel ruimte is voor verbetering. Moeiteloos zijn voorbeelden van verspilling genoemd.

• Het fysiek nabezorgen van een offerte die al per e-mail is verstuurd
• Het hanteren van onredelijke termijnen, intern en extern
• Niet goed opgestelde Programma’s van Eisen waardoor een uitgebreide nota van inlichtingen nodig is
• Het gebruik van zeer uitgebreide documentatie en stukken, waaruit de essentie lastig te halen is
• Het stellen van te veel vragen die niet relevant zijn
• Geen voorselectie doen, waardoor je (te) veel leveranciers vraagt om zich in te zetten voor een traject waarvoor ze eigenlijk niet geschikt zijn.

Dat het ook anders kan, blijkt uit een voorbeeld van een grote zorgorganisatie. Zij vroeg leveranciers zes vragen over hun visie op de gezondheidszorg te beantwoorden op maximaal 2 A4. Op basis van deze input is het aantal potentiële leveranciers in de voorselectie teruggebracht van 12 naar 3.

Vijf tips tegen verspilling in het inkoopproces

Welke verspillingen zien we in het proces van specificeren, selecteren en contracteren? Het leidt tot vijf concrete tips, zowel vanuit zorgorganisaties als leveranciers:

1. Zorg voor een goede categoriestrategie
2. Weet wat je wil en wat je vraagt
3. Gebruik de expertise van de leverancier in alle fasen van het proces
4. Standaardiseer vragen en voorwaarden; beheer en deel ze centraal vanuit Intrakoop
5. Beperk je in je documentatie tot de essentie 
   

Bekijk meer tips van leden en leveranciers voor Lean in je inkoopproces

Focusgroep Lean

De vier leden en twee leveranciers hebben een interessante discussie gehad, waaruit opnieuw blijkt dat er veel ruimte voor verbetering is. Lean kan zeker helpen inkoopprocessen te verbeteren. De vier leden vormen samen de focusgroep Lean. Zij gaan samen met Intrakoop verder uitzoeken wat nog meer met lean in het inkoopproces mogelijk is. 

Aan de discussie over Lean in het inkoopproces namen deel:

• Marcel Lewis, hoofd Inkoop van De Zorgboog
• Birgitta Seignette, coördinator inkoop van Heliomare
• Saskia van der Marck, senior medewerker Facilitaire Zaken van Werkzaak Rivierenland
• Isaäk-Jan Bronnewasser, inkoper van Stichting Reinaerde
• Mike Kuperus, accountmanager van Mediq Medeco
• William van Leeuwen, manager Business Development van Van Hoeckel