Topprestatie voor nieuwe farmaciecontracten

Najaar 2018 staat zorginstelling Laurens voor de uitdaging voor 1 april 2019 nieuwe contracten af te sluiten met een apotheek. Dat lukt in de bijzonder korte tijd van 5 weken. En in 6 weken is de farmaceutische dienstverlening overgeheveld naar de nieuwe apotheek. Een topprestatie!

In het najaar van 2018 hoort Laurens dat één van haar huidige leveranciers hen per 1 april 2019 niet meer kan leveren door veranderende marktomstandigheden. De zorginstelling slaagt erin in 5 weken een heronderhandeling en een selectieproces uit te voeren voor een apotheek voor de domeinen Wonen met Zorg en Kortdurende Zorg. Met hulp van Intrakoop. De zorgorganisatie en Zorgapotheek hevelen de farmaceutische dienstverlening in 6 weken over naar de nieuwe apotheek. Een topprestatie!

Hoe hebben ze het aangepakt?

Zorgapotheek verzorgde de farmaceutische dienstverlening aan een deel van de cliënten bij Laurens binnen Wonen met Zorg. Naar volle tevredenheid. Daarom koos de zorgorganisatie ervoor Zorgapotheek een offerte te vragen voor alle locaties binnen dit domein. Intrakoop kreeg de vraag om de marktconformiteit van de condities te bewaken en het heronderhandelingsproces te begeleiden. 

De situatie bij Kortdurende Zorg was spannender, omdat zich daar knelpunten voordeden:

• Opnames van revalidatiecliënten verlopen grillig. Ziekenhuizen in de regio Rotterdam ontslaan cliënten nog wel eens zonder het meegeven van medicatie en/of zonder medicatieoverzicht. Als deze mensen zich voor opname melden, staat Laurens voor de uitdaging deze cliënten snel en veilig medicatie te geven.
• Door onder meer verkeersdrukte in de Rotterdamse binnenstad en een tekort aan ambulances kwamen er ook in de namiddag nog cliënten voor opname.
• De late opnamen van cliënten en de niet altijd complete informatie leidden tot een ‘vraagpiek’ in recepten: 80% van alle medicatieopdrachten werd tussen 14.00 – 15.00u voorgeschreven. 
• Dat leidde er soms toe dat cliënten die wel voor 12.00 uur opgenomen werden het toedientijdstip van 12.00 uur en 17.00 uur misten.
• Een keer per week een medicatierol leveren bleek niet meer te passen bij de grilligheid van het opnameproces.
• Tot slot kreeg Laurens regelmatig cliënten die medicatie gebruikten die de huidige apotheek niet of nauwelijks kon leveren, terwijl een ziekenhuisapotheek dat wel gewoon kan.

Van selectietraject tot implementatie

Laurens besloot voor Kortdurende Zorg een selectietraject te starten en heeft Intrakoop gevraagd het traject te begeleiden. Na een kennismaking met diverse marktpartijen die ervaring hebben met het leveren van farmaceutische zorg aan revalidatiecliënten selecteerde Laurens drie leveranciers voor deelname aan het selectietraject. Omdat hun dienstverlening de beste oplossing bood voor de hiervoor genoemde knelpunten, selecteerde Laurens Zorgapotheek als winnende leverancier. 

Laurens en Intrakoop hebben het heronderhandelingsproces voor Wonen met Zorg en het selectietraject voor Kortdurende Zorg in de bijzonder korte tijd van 5 weken uitgevoerd. Daardoor bleef er tot 1 april 2019 nog 6 weken over voor de implementatie bij de locaties. Al met al hebben de deelnemers van de beide projectgroepen van Laurens en Zorgapotheek een topprestatie geleverd, om de farmaceutische dienstverlening over te hevelen naar de nieuwe apotheek. 

Terugblik

Op 5 april blikten Arjan Bandel, lid raad van bestuur bij Laurens, en Wilko van Amelsfort, directeur Zorg bij Zorgapotheek, kort terug op het doorlopen proces samen met Aart Vermeer, voorzitter van de Centrale Commissie voor Farmaceutische Zorg binnen Laurens, en Karin Grote–van der West, mede-eigenaar van Zorgapotheek. Daarbij gaf Aart Vermeer aan dat Intrakoop een enorme bijdrage heeft geleverd aan het scherp stellen van de behoeften bij Laurens aan de ene kant en de mogelijkheden, tarieven en prijzen die de markt biedt aan de andere kant. 


Arjan Bandel van Laurens en Wilko van Amelsfort van Zorgapotheek ondertekenen beide contracten.

Contractmanagement

Intrakoop blijft namens Laurens erop toezien dat de kwaliteit van de farmaceutische zorg ook de komende jaren wordt geborgd en de afspraken over kostenbeheersing en –verlaging worden gerealiseerd. Sinds 2012 begeleidt Intrakoop Laurens al op farmaciegebied voor Wonen met Zorg en Kortdurende Zorg. Dit gaat verder dan alleen het ondersteunen bij het selectie- of heronderhandelingstraject. Zo is binnen het contractmanagement ook de audit “Thermometer medicatieproces” met onze partner IVM ingezet. Daarmee is onafhankelijk vastgesteld dat de kwaliteit van het medicatieproces op de getoetste locaties aan wet- en regelgeving voldoet.