Kwaliteit verhogen, kosten verlagen vanzelf

Richard Lennartz Directeur Inkoop bij UBR|HIS (ministerie van BZK) dat de inkoop verzorgt voor zes ministeries en van een aantal inkoopcategorieën voor de Rijksoverheid.

Van circa 350 inkooppunten naar 20 inkoopcentra. Van 'zelf strategieën uitdenken voor al die plekken' naar ‘voor de hele Rijksoverheid strategie verzinnen op één plek'.

Ging het vrijwillig?

Is het vanzelf gegaan? Nee, zeker niet. Is het vrijwillig gedaan? Nee, zeker niet. De boodschap was namelijk vrij simpel: óf je wordt een inkoopcentrum, óf je sluit je aan bij een inkoopcentrum. En we stellen criteria aan de minimale omvang van een inkoopcentrum. Het werden er 20. Tegelijkertijd is gekeken welke goederen en diensten zo generiek zijn dat je de strategievorming en de inkoop ervan vanuit één centraal punt  zou kunnen doen. Het werden ongeveer 30 categorieën met elk een eigen categoriemanager die voor de markt hét gezicht is. Dat betekende nogal wat. Personeelsverschuivingen  en aanpassing van procedures en werkwijzen. Afspraken maken over de bekostiging. Iets met de governance, want als minister behoud je toch echt je eigen ministeriële verantwoordelijkheid. En als categoriemanager moest je je ineens bezighouden met de belangen van de hele Rijksoverheid. Zijn die dan niet hetzelfde? Ja, op hoog abstractieniveau wel. Maar de belangen van bijvoorbeeld Buitenlandse Zaken met ambassades zijn toch vaak echt anders dan die van een thuisbasisministerie als Sociale Zaken & Werkgelegenheid.

En nu: iedereen blij?

In 2011 stond alles zo’n beetje. Het is gedegen geëvalueerd en wat is de mooie uitkomst? Klanten, inkopers en de markt willen niet meer terug. Ingegeven door de crisis lag in de eerste periode de focus op kostenverlaging. En bundeling van expertise bracht al meer kwaliteit. Inmiddels leidt de huidige focus op kwaliteitsverhoging tot aanmerkelijke verdere kostenverlaging.

En wat heeft Intrakoop hieraan?

De zorgsector ligt met een organisatie als Intrakoop eigenlijk meer dan 10 jaar voor op de Rijksoverheid. Daar werken mensen die al gewend zijn te denken in individuele en sectorbelangen. Daar werken mensen die als categoriemanager het gezicht zijn naar de markt en deze helemaal hebben doorgrond. De procedurele dingen die de Rijksoverheid moest gaan regelen zijn bij Intrakoop allemaal al aanwezig. De focus op kwaliteit is er al. Evenals de bewezen lagere inkoopkosten.

De uitdaging van Intrakoop

Als ik kijk waar Intrakoop nu al staat, is dit misschien wel de belangrijkste uitdaging. Wat moet je doen om te zorgen dat de bestuurders van zorginstanties besluiten zich echt aan te sluiten bij Intrakoop? Want dan hoeven inkopers zich niet bezig te houden met al die verschillende soorten inkoop. Ze kunnen verdieping in hun werk aanbrengen en zo meer waarde leveren voor hun zorgorganisatie.