‘We zijn een echt partnership aangegaan’

Diverse partijen ontfermden zich over de schoonmaak op de woonzorglocaties van Woonzorg Unie (WZU) Veluwe. De aanpak bleek te divers, waardoor de kwaliteit lastig beheersbaar was. Samen met Intrakoop ging WZU Veluwe op zoek naar een nieuw schoonmaakconcept.

'Voorheen werkten we met een commercieel bedrijf, onze eigen huishouddienst en de afdelingsassistenten die bij de bewoners schoonmaakten. Thuiszorgmedewerkers maakten schoon bij de aanleuncomplexen', vertelt Harald van Beek, Hoofd Facilitaire Services bij WZU Veluwe. 'Door de verspreide organisatie merkten we dat we te weinig grip hadden op de kwaliteit van schoonmaak. Er waren ook geen uniforme kwaliteitseisen en er werd niet volgens een vast programma gewerkt. Daarom wilden we graag toe naar één schoonmaakconcept.'

Méér dan schoonmaak

Daarbij was het WZU Veluwe om meer te doen dan alleen schoonmaak. 'We waren tegelijkertijd op zoek naar een hernieuwde visie op chemie en het gebruik van schoonmaakmiddelen', aldus Harald. 'Bovendien wilden we onze eigen schoonmaakmedewerkers naar een "hoger plan" brengen. Ook daarbij zochten we ondersteuning. De opening van onze nieuwe locatie in Elburg dit jaar was het laatste zetje om de organisatie van de schoonmaak opnieuw te bezien.'

Beste partij

Begin van dit jaar zocht WZU Veluwe contact met Intrakoop. Harald: 'We konden wel wat ondersteuning gebruiken bij dit veelomvattende inkooptraject. Intrakoop kent de markt beter dan wij. In overleg met ons schreven zij het plan van eisen en wensen. Op basis daarvan zijn vijf partijen gevraagd een voorstel te doen. Daarvan bleven er twee over om verder te verkennen. Hun aanbiedingen hebben we uitvoerig beoordeeld via Negometrix, een digitaal aanbestedingsinstrument. Asito kwam daaruit als beste partij voor ons naar voren.'

Regie uitbesteed

'Het traject verliep heel transparant', zegt Harald. 'Het was ook een intensief traject, maar daardoor hebben we het optimale resultaat behaald. Asito maakt nu alle algemene ruimtes schoon. De ruimtes waar contact is met bewoners maken we zelf schoon. De belangrijkste keuze die we maakten was om de regie voor schoonmaak grotendeels uit handen te geven. Ook de inkoop van schoonmaakmiddelen en -materialen. We betalen een maandelijks bedrag en Asito zorgt voor het voorraadbeheer. Zij kopen alles in, wij hebben daar geen omkijken meer naar. Onze medewerkers werken zodoende met dezelfde middelen en materialen als Asito. En volgens hun aanpak en richtlijnen.' 

Pilot in Elburg

'Met Asito hebben we bijeenkomsten georganiseerd om onze eigen medewerkers te informeren over de nieuwe schoonmaakgedachte. Asito maakt resultaatgericht schoon, niet elke dag volgens hetzelfde programma. Voor veel medewerkers een grote verandering. We hebben bewust ervoor gekozen om de nieuwe werkwijze geleidelijk in te voeren per locatie. We zijn in augustus met een pilot begonnen op de nieuwe locatie in Elburg. Afhankelijk van hoe het daar loopt kunnen we bijsturen, voordat we het nieuwe schoonmaakconcept invoeren op andere locaties.'

Partnership

De samenwerking met Intrakoop is prettig, vindt Harald. 'Hun kennis van en ervaring met de schoonmaakmarkt voegen echt waarde toe. We kunnen nu uitleggen aan onze klanten waarom we kiezen voor een bepaalde systematiek. Daar heeft Intrakoop ons goed in ondersteund. Ook zijn we blij met Asito. Vanaf het moment dat we met elkaar om tafel zaten, hadden we verbinding met elkaar; we spreken dezelfde taal. Ze ondersteunen ons op de werkvloer, ook met werkinstructies voor onze medewerkers. We zijn een echt partnership aangegaan, dat werkt toch anders dan wanneer iemand iets aan de deur aflevert.'