Doen we qua inkoop wel de juiste dingen?

Zorgorganisaties kijken momenteel superkritisch naar hun uitgaven. Zo ook Stichting Tragel. Maar hoe kom je tot een optimale inkoop? Met de online inkoopscan van Intrakoop wil Tragel daar meer grip op krijgen.

Tragel is een organisatie met ruim 730 medewerkers en vele vrijwilligers, maar een afdeling inkoop? Die heeft Tragel niet. Het is Ger van de Voorde, manager facilitair, die de coördinatie van de inkoop voor zijn rekening neemt. 'Tot vorig jaar hadden we nog wel 24 uur per week een inkoper in dienst', vertelt hij. 'Maar net zoals andere zorgorganisaties willen we zoveel mogelijk geld overhouden voor het primaire proces, de zorg en ondersteuning – in ons geval voor mensen met een verstandelijke beperking. Maar de focus ligt bij inkoop zeker niet alleen op het financiële aspect. We hechten ook veel waarde aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. Dat betekent soms ook dat we liever iets meer betalen als we zaken kunnen doen met een regionaal bedrijf dat MVO ook hoog in het vaandel heeft staan.'

Op zoek naar verbetermogelijkheden

'Maar wat als je geen aparte inkoopafdeling hebt, en wel wilt weten hoe de vlag erbij hangt? Dat bleek nog best een uitdaging voor Ger en zijn collega’s, omdat ze verschillende uitgangsprincipes hanteren. Dus toen zijn Intrakoop-adviseur vorig jaar Ger op de mogelijkheid wees een online inkoopscan te doen, was de handtekening snel gezet. ‘We hebben ervoor gekozen Intrakoop drie jaar lang onze inkoopuitgaven te laten scannen. Daarbij hebben we ook gevraagd of ze bij elke meting een adviesrapport kunnen leveren. Als inkoopspecialisten zien zij ongetwijfeld nog verbetermogelijkheden.'

Zelfstandige teams

Dat er geen aparte afdeling inkoop is, heeft te maken met de platte organisatiestructuur. Twee jaar geleden is Tragel namelijk overgegaan op zelfstandige teams, die ook voor een groot deel hun eigen inkoopverantwoordelijkheid hebben. 'Ze kunnen daarbij wel
gebruikmaken van centrale ondersteuning', benadrukt Ger. 'Zo bieden we ze binnen diverse aandachtsgebieden drie opties. De teams kunnen volledig gebruikmaken van onze voorkeursleveranciers, alles centraal laten regelen en producten en diensten via ons online systeem bestellen. De tweede optie is dat ze informatie krijgen over zaken als HACCP, verantwoording en dergelijke, en vervolgens zelf al hun inkopen doen. Hier heb je een pinpas: veel succes!, zeggen we dan.' De derde optie is een mengvorm, dus een scenario waarbij een team deels gebruikmaakt van centrale inkoop en een deel zelf organiseert.

Samenwerkingsverbanden, externe expertise

'Bij de centrale inkoop maken we graag gebruik van samenwerkingsverbanden en externe expertise', vertelt Ger. 'Zo kopen we onze ICT in via de Carante Groep, een samenwerkingsverband van dertien zorgorganisaties. En bij grote inkooptrajecten maken we gebruik van de diensten van Intrakoop. Ik fungeer daarbij als verbindingsofficier tussen Intrakoop en onze organisatie.'

Grotere volumes en risicospreiding

In afwachting van de resultaten van de inkoopscan noemt Ger zelf al wat aandachtspunten die hij en zijn collega’s regelmatig intern onder de aandacht brengen. 'Zo mag onze MVO-visie tijdens uitvragen nog wel wat nadrukkelijker tot uiting komen. Kunnen bewoners bijvoorbeeld een rol krijgen in een werkproces van de leverancier? Als het gaat om het inkopen van grotere volumes, kunnen we ongetwijfeld nog slagen maken. Daarnaast denken we dat het voor bepaalde diensten en producten juist weer goed is om met meerdere regionale bedrijven samen te werken, zodat we de risico’s spreiden. Want als bijvoorbeeld een installatiebedrijf omvalt, mag natuurlijk niet meteen ook alle kennis en kunde verdwijnen. We stellen onszelf dus al regelmatig de vraag of we wel de juiste dingen doen. En we hopen dat de inkoopscan laat zien dat we op de goede weg zitten.'

Inkoopverhaal intern onderbouwen

En wat Tragel straks met de uitkomsten van de inkoopscan en de adviezen van Intrakoop gaat doen? 'Als die duidelijk een bepaalde richting op wijzen die ook past bij ons inkoopbeleid, gaat ons dat ongetwijfeld helpen om dat inkoopverhaal intern te onderbouwen. Daarbij kunnen we dan gebruikmaken van de geanalyseerde cijfers. Die staan dan mooi zwart op wit. Maar ik wil niet teveel op de zaken vooruitlopen: laten we eerst rustig de resultaten afwachten.'

5 redenen om voor de inkoopscan te kiezen!

1. Een helder en compleet overzicht van de inkoopuitgaven van jouw zorgorganisatie.
2. Extra focus op belangrijke productgroepen, zoals voeding, farmacie en ICT.
3. Slimme filters waarmee je kunt inzoomen op voor jouw zorgorganisatie belangrijke zaken.
4. De optie om een aanvullende kwalitatieve inkoopscan uit te laten voeren, waarbij Intrakoop de knelpunten en verbeterpunten aangeeft.
5. Bijdrage aan bewustwording en creëren van draagvlak in je zorgorganisatie.