Gezamenlijke aanbesteding biedt verlichting

Ledverlichting inkopen is een specialistische, arbeidsintensieve klus. Als onze leden nu eens een gezamenlijke aanbesteding doen, dacht Jesse Schrama van Intrakoop. Eind september sloten Parnassia Groep, Altrecht en ‘s Heeren Loo een uniek inkooptraject af.

Als je als zorgorganisatie gunstig ledverlichting in wilt kopen, zijn twee zaken onontbeerlijk: specialistische expertise en volume. Jesse Schrama, inkoper en productmanager energie van Intrakoop, bedacht dat een gezamenlijk inkooptraject met meerdere organisaties diverse voordelen zou kunnen opleveren. Schrama: 'Ik ging praten met ggz-instelling Parnassia die zelf al een inkooptraject ledverlichting had opgestart. Inkoper Paul Schutte was erg gecharmeerd van het idee om het traject boven zijn eigen organisatie uit te tillen. Het idee was met enkele zorgorganisaties een kernteam te vormen en dat alle Intrakoop-leden op de overeenkomst zouden kunnen meeliften.'

Scherp contract

Schrama stond voor de uitdaging om vergelijkbare zorgorganisaties voor het kernteam te zoeken maar vond die vrij snel in de middelgrote ggz-instelling Altrecht en de 10.000 cliënten bedienende gz-reus ‘s Heeren Loo. In september resulteerde het traject na krap een jaar in een vlijmscherp contract met een innovatieve leverancier die onder meer het beste scoorde op duurzaamheid, een belangrijk criterium in het gezamenlijke Programma van Eisen. 'Toen Jesse contact met ons zocht, waren er binnen de Parnassia Groep al enkele locaties voorzien van ledverlichting door mijn collega Arjan van der Sar,' zegt inkoper Paul Schutte van de Parnassia Groep. ‘Voor een verdere uitrol was er al contact met een adviesbureau. Het eerste wat wij gezamenlijk deden, was het adviesbureau vergelijken met twee andere partijen. Ingenieursbureau Innax kwam als beste uit de bus. Met hun expertise besloten we voor het gezamenlijke inkooptraject te gaan. We zijn erg blij dat we het hebben gedaan. Er is een overeenkomst uitgekomen die in alle opzichten tevreden stelt.'

Goede afstemming

Is het niet moeilijk om het met drie organisaties eens te worden? ‘Dat viel erg mee,’ zegt Nicolette Jonker, tactisch inkoper bij ’s Heeren Loo. ‘Ik heb het als voordeel ervaren om met collega’s van meerdere instellingen naar de offertes te kijken. Er komen diverse inzichten bij elkaar, waardoor je beter afgewogen besluiten neemt. Ik ben ervan overtuigd dat de brede samenwerking en de intensieve dialoog de kwaliteit van het traject ten goede kwam.’ Paul Schutte vult aan: ‘Het belangrijkste potentiële punt van
verschil was snel de wereld uit. Geen van de deelnemers wilde een deal inclusief installatie; we hebben eigen installateurs. Verder droeg de rol van Intrakoop als regisseur ook sterk bij aan het snel bereiken van consensus. Jesse bracht ons wanneer nodig snel terug naar de kern.’ Nicollete Jonker is ook blij met de uitbreiding van haar netwerk die dit traject opleverde. ‘Ik kan me goed voorstellen dat ik nu bij een specifiek probleem een van de partners bel van wie ik weet of vermoed dat hij al eens met dit bijltje gehakt heeft.’

Voordeel voor velen

Ook uniek aan dit project is dat de bedongen voordelen niet alleen ten gunste komen van de direct deelnemende partijen. Schrama: ‘Het kernteam nam tijdens het traject de beslissingen, maar op de achterbank reden zes partijen mee die hadden aangegeven er op voorhand op te vertrouwen dat het tot een optimale deal zou leiden. Sterker nog, iedere zorgorganisatie kan op enig moment aanhaken.’ Dit ontlokte inkoper Stefan de Jong van Altrecht tijdens een bijeenkomst de uitspraak: ‘Jongens, beseffen jullie wel dat we de keuzes niet alleen voor onszelf maken, maar in potentie voor de hele zorg?’ Hij verduidelijkt: ‘Dat was puur positief bedoeld. De hele zorgsector kampt met onder druk staande budgetten. Door de gekozen opzet was dit een intrinsiek solidair inkooptraject. Dat heb ik als meerwaarde ervaren. Uiteindelijk zitten we in hetzelfde schuitje en werken we allemaal naar vermogen aan het leveren van optimale zorg.’

Duurzaamheid voorop

Bij de drie instellingen vertegenwoordigd in het kernteam was duurzaamheid een belangrijk criterium en voor ’s Heeren Loo was dit zelfs een hoofdoverweging. ‘Hoewel wij een grote organisatie zijn en daardoor zelf ook goede inkoopafspraken kunnen maken, vinden wij het belangrijk om in dit soort projecten te participeren,’ vertelt Nicolette Jonker. ‘Zeker waar het om duurzaamheid gaat. Daarbij werken we allen met ‘zorggeld’ en het is belangrijk hier verantwoord mee om te gaan. Elke besparing komt ten goede aan de cliënt.’ ’s Heeren Loo streeft ernaar al haar locaties energieneutraal te maken. Jonker: ‘Zo rijden we met een ecobus om bewustwording rond verantwoord
energiegebruik op onze locaties te bevorderen. We zijn dan ook erg blij dat het is gelukt om een leverancier te selecteren die duurzaamheid hoog in het vaandel heeft staan en zijn claims kan waarmaken. Verlichting inkopen doe je niet elke week, dus voor geen van ons was dit bekend terrein.’